EC商品データをExcelにまとめるとき、入力ミスを減らす3つのルール

ネットショップの商品情報を

Excelへまとめる作業では、

少しの入力違いが後の修正につながります。

とくに、Amazonや楽天の管理画面、

仕入先の一覧、PDF、画像など、

元データが複数あると注意が必要です。

入力ミスを減らすポイントは、

集中力だけに頼らないことです。

作業を始める前に、

次の3つのルールを決めておくと、

確認しやすい表になります。

【ルール1】

入力項目と正しい情報源を決める

同じ商品でも、資料によって

商品名や価格、在庫数が

少し違うことがあります。

そのたびに見やすい数字を選ぶと、

商品ごとに判断が変わってしまいます。

先に、項目ごとの情報源を決めます。

・商品名は仕入先の商品台帳

・販売価格は最新の価格表

・在庫数は作業開始時の管理画面

・商品コードは登録用CSV

商品を見分ける番号は、

元データに合わせて、

JAN、ASIN、SKUなどから選びます。

すべてを使う必要はありません。

同じ商品を同じ基準で見分けられる

項目を決めることが大切です。

情報が一致しない場合は、

推測で埋めず「要確認」とします。

可能なら、参照元と確認日も

別の列へ残しておきましょう。

あとから数字が変わったときも、

いつ、どの情報を使ったのかを

たどりやすくなります。

【ルール2】

数字と空欄の意味をそろえる

Excelでは、見た目が似ていても

中身が違うことがあります。

たとえば販売価格に、

「1,980円」と「1980」が混ざると、

並べ替えや計算が

うまくできない場合があります。

入力前に、項目ごとの形式を

短く決めておくのがおすすめです。

・価格は数字だけで入力する

・在庫数は整数で入力する

・0は在庫なしを表す

・先頭が0の商品コードは文字にする

「0」と「未確認」を分けることは、

特に大切です。

必要に応じて確認状態の列を作り、

「未確認」「対象外」「情報なし」を

分けて記録します。

色やサイズの表記も、

「ブラック」と「黒」のように

混ぜないルールを決めます。

ただし、元の商品名まで

勝手に短くしたり書き換えたりせず、

変更する範囲を先に決めます。

【ルール3】

入力後は行ではなく列で確認する

1商品ずつ入力しながら確認すると、

同じ思い込みでミスを

見落とすことがあります。

入力が終わったら、

価格、在庫、商品コードのように

列ごとに見直します。

価格は小さい順と大きい順に並べ、

桁が一つ多い数字や

極端な金額がないかを見ます。

在庫数は空欄やマイナスの数字を

絞り込んで確認します。

商品コードは桁数や先頭の0が

消えていないかを見ます。

最後に、元データの商品件数と

Excelの入力件数を比べると、

入力漏れにも気づきやすくなります。

Excelの入力規則を使える場合は、

在庫数にマイナスを入れない設定や、

状態を選択式にする方法も有効です。

難しい機能をたくさん使うより、

間違い方に合う確認を

一つずつ入れることが大切です。

商品数が多い場合は、

最初に3〜5件だけ入力して、

列やルールが合っているか確認します。

見本を確認してから続けると、

大量入力後のやり直しを減らせます。

商品データの整理は、

入力を速くすることよりも、

迷わず確認できる状態を

先に作ることが近道です。

まずは、情報源、入力形式、

確認方法の3点を

メモにしてから始めてみてください。

商品数が多い場合や、

複数の資料を見比べる時間が

取りにくい場合は、

ココナラの

「Amazon・楽天向け商品データ入力します」

でもお手伝いしています。

元データと必要な項目を確認したうえで、

対応できる範囲をご案内します。