Excelの重複データを削除する前に、確認したい3つのこと

Excelの名簿や一覧表を整理していると、

同じ内容の重複データが

見つかることがあります。

その時に便利なのが、

Excelの重複データを削除する機能です。

ただし、見つけた重複を

すぐに消すのはおすすめしません。

同じ名前でも別の人だったり、

必要な履歴だったりすることがあるためです。

この記事では、

重複データを削除する前に

確認したい3つのことを整理します。

1. 何を重複とするか決める

最初に確認したいのは、

どの項目が同じなら

重複と判断するかです。

たとえば、名前だけを見て削除すると、

同姓同名の別人まで

消してしまう可能性があります。

名前に加えて、

電話番号、メールアドレス、管理番号なども

一緒に確認すると判断しやすくなります。

申込履歴や注文履歴のように、

同じ人のデータが複数あっても

必要な場合もあります。

まずは、

「同じなら消す項目」と

「残しておく履歴」を決めることが大切です。

2. 削除前の原本を残す

重複を削除する前には、

元のデータを残しておきます。

同じファイルをコピーする方法でも、

シートを複製する方法でも大丈夫です。

ファイル名やシート名に日付を入れると、

どれが作業前のデータか分かりやすくなります。

元のデータがあれば、

削除後に間違いに気づいても

内容を確認して戻せます。

小さな表でも、

削除前に原本を残す習慣があると安心です。

3. 削除後の件数と内容を確認する

重複を削除した後は、

作業が終わったと思わずに

結果を確認します。

確認したいのは、

削除前と削除後の行数です。

何件減ったのかを見て、

想定より多く減っていないかを確認します。

あわせて、

必要なデータが残っているか、

空白行が増えていないかも見直します。

件数と内容の両方を見ることで、

消しすぎや見落としに気づきやすくなります。

まとめ

Excelの重複削除は便利ですが、

大切なのは削除ボタンを押す前の確認です。

確認するポイントは、

次の3つです。

・何を重複とするか決める

・削除前の原本を残す

・削除後の件数と内容を確認する

この順番で進めると、

必要なデータを誤って消すリスクを

減らしやすくなります。

Excelの表を整理したいけれど、

どこから確認すればよいか迷っている方は、

ココナラ内からお気軽にご相談ください。

内容を確認しながら、

分かりやすく整理できる形を一緒に考えます。