Excel台帳が使われなくなる理由――機能を増やす前に整理したいこと

Excelで管理台帳を作ったものの、しばらくすると使われなくなってしまう。

入力されない。

人によって書き方が違う。

集計する人だけが毎回苦労する。

似たようなファイルが増えて、どれが最新版なのか分からなくなる。

こうした問題は、Excelの機能が足りないから起きているとは限りません。

むしろ、機能を追加する前に整理した方がいいことがあります。

 最初に確認したい三つのこと

管理台帳を整えるとき、私はまず次の三つを確認します。

誰が入力するのか

一人だけで使う台帳と、複数人が入力する台帳では、必要な作りが違います。

Excelに慣れている人だけが使うのか。

パソコン操作が苦手な人も入力するのか。

毎日使うのか、月に一度だけ使うのか。

利用する人が分からないまま作ると、入力項目や操作方法が現場に合わなくなります。

 何を確認するための台帳なのか

記録を残すこと自体が目的ではありません。

最終的に知りたいのは、

・件数を把握したい

・進捗を確認したい

・未対応のものを見つけたい

・月ごとの数字を集計したい

など、記録した後に行う判断です。

何を判断するための台帳なのかが決まれば、本当に必要な項目も見えてきます。

どこまで入力を簡単にできるか

入力項目を増やせば、詳しい記録は残せます。

しかし、入力する人の負担が増えすぎると、台帳そのものが使われなくなります。

自由入力を減らしてドロップダウンにする。

同じ内容を何度も入力しなくて済むようにする。

最低限の入力だけで必要な集計ができるようにする。

高機能な台帳よりも、続けて使える台帳の方が、現場では役に立つことがあります。

 今あるExcelを作り直さなくてもいい場合があります

現在使っているファイルに、

・必要な項目はすでにある

・見た目や入力方法だけ整理したい

・選択式にしたい項目がある

・簡単な件数や合計を表示したい

という状態であれば、ゼロから作り直さなくても改善できる可能性があります。

項目名を整理する。

ドロップダウンを追加する。

入力場所を分かりやすくする。

基本的な集計を追加する。

今ある仕組みを残しながら、使いにくい部分だけを整える方法です。

 私が大切にしていること

私は、Excelの機能を増やすことよりも、

「この台帳を何のために使うのか」

「実際に入力する人が続けられるか」

を先に整理します。

ご相談の内容によっては、希望された機能をそのまま追加するのではなく、入力項目を減らしたり、管理方法そのものを整理したりする提案をする場合もあります。

VBAやマクロ、外部システムとの連携など、現在のサービスでは対応していない内容もあります。

そのため、購入前に現在のファイルや困っていることを確認し、基本プランで対応できる範囲をお伝えしています。

今使っているExcelを、もう少し分かりやすくしたい。

入力や集計の手間を減らしたい。

何を直せばいいのか自分でも整理できていない。

そんな段階でも大丈夫です。

まずは現在困っていることを、見積り相談からお知らせください。

https://coconala.com/services/4337818