Excel台帳は、作り直す前に「どこが使いにくいか」を見た方がいい

Excel台帳が使いにくくなってくると、

「作り直した方がいいのかな」

「もっと便利な関数を入れた方がいいのかな」

「そろそろ専用システムにした方がいいのかな」

と考えやすくなります。

でも、その前に一度確認したいことがあります。

そもそも、何が使いにくいのでしょうか。

たとえば、

・入力する項目が多すぎる

・必要な情報を後から探しにくい

・毎回同じ集計を手作業でしている

・人によって入力方法が違う

・担当者しか使い方が分からない

同じ「使いにくいExcel」でも、原因はそれぞれ違います。

入力が問題なのに集計機能を増やしても、入力の面倒さは残ります。

探しにくいことが問題なのに、新しいシートを増やせば、さらに分かりにくくなることもあります。

だから私は、Excel台帳を見るときにまず、

入力負担

探しにくさ

集計

ミス・表記

属人化

の5つに分けて考えます。

そのうえで、

「今のExcelをそのまま使えるのか」

「少し直せばよいのか」

「運用方法を変えた方がよいのか」

を整理します。

必ずしも作り直す必要はありません。

むしろ、今あるExcelを活かした方が早くて負担が少ないこともあります。

個人事業主や小さな会社では、専用システムを導入するほどではないけれど、今のExcelには少し困っている、という状態も多いと思います。

そんなときに、いきなり作り直すのではなく、

まず“めんどくさい原因”を確認する。

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現在使っているExcelを確認して、5つの観点から問題点と改善の優先順位を整理します。

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Excel本体の修正は含みません。

「今のExcel、何となく使いにくいけれど、どこを直せばいいか分からない」という段階からご相談いただけます。