Excel台帳を直すとき、最初に見るのは関数ではありません

Excelの台帳を見せてもらったとき、私は最初から関数を追加しようとは考えません。

グラフを付けることでもありません。

まず確認するのは、

「この表で、最終的に何が分かればいいのか」

です。

 入力項目は多いのに、欲しい答えが出ない

Excelの管理表では、

・日付

・名前

・担当者

・商品名

・金額

・状態

・備考

など、たくさんの項目が入力されていることがあります。

きちんと記録もされている。

それなのに、

「今月は何件あった？」

「対応が終わっていないものは？」

「同じ人を除いた人数は？」

「この条件に該当するものだけ見たい」

となった瞬間、手作業で数えたり、検索したりしている。

そんな状態です。

これは、Excelの機能が足りないというより、

入力している情報と、最後に知りたいことがつながっていない

場合があります。

まず「何を判断したいか」を確認する

たとえば、

「対応漏れをなくしたい」

のであれば、必要なのは豪華なグラフではないかもしれません。

対応状況を選べる項目を作り、

未対応のものが分かるようにする。

それだけで十分なことがあります。

「月ごとの件数を知りたい」なら、

その集計に必要な日付と分類が、同じ基準で入力されているかを確認します。

「同じ人を何度も数えたくない」なら、

何をもって同じ人と判断するのかを先に決める必要があります。

関数を入れるのは、そのあとです。

 入力する人の「めんどくさい」も確認する

台帳は、作った瞬間に完成するわけではありません。

使われ続けて、初めて役に立ちます。

だから私は、

「この項目、毎回手入力する必要ある？」

「選択式にできない？」

「同じ内容を何度も入力してない？」

「入力したあと、本当にこの情報を見る？」

というところも確認します。

入力項目を増やせば、詳しい情報は残せます。

でも入力する側が面倒になって使わなくなれば、台帳としては機能しません。

必要な情報は残す。

必要のない手間は減らす。

そのバランスを取る方が大切だと思っています。

私がExcel台帳を見るときの順番

大まかには、

1．何のために使っているのか

↓

2．最終的に何が分かればいいのか

↓

3．そのために必要な入力項目は何か

↓

4．入力を簡単にできるところはないか

↓

5．最後に集計や表示方法を整える

という順番で考えます。

関数や条件付き書式、ドロップダウンは便利です。

でも、それらは目的ではなく道具です。

高機能より、使い続けられる方がいい

Excelには、できることがたくさんあります。

だからこそ、機能を増やそうと思えばいくらでも増やせます。

でも実際の仕事では、

入力するのが面倒じゃない。

必要なものを探しやすい。

欲しい数字がすぐ分かる。

それだけで十分役に立つ台帳も多いと思います。

私はココナラで、

Excelの「めんどくさい」を、使いやすいに変える

ことを意識して、既存の台帳や管理方法を整理するサービスを出しています。

「今のExcelが使いにくいけど、どこを直せばいいのか分からない」

という段階でも大丈夫です。

まずは、

今、何がめんどくさいのか。

そこから一緒に整理します。