そのExcel、本当に作り直す必要ありますか？

「このExcel、もう古いし使いにくいから作り直したい」

仕事で長く使っているExcelほど、

そんな話が出てくることがあります。

シートが増えている。

数式が複雑になっている。

同じような入力を何度もしている。

作った人はもういない。

確かに、新しく作り直した方がよさそうに見えます。

でも私は、そんなExcelを見るとき、

いきなり「新しく作りましょう」とは考えません。

まず、

「どうして今、この形になっているんだろう？」

というところから見てみたいと思っています。

■一見ムダに見えるものにも、理由があるかもしれない

例えば、

「なんで同じような項目を、ここにも入力するんだろう？」

「この確認欄、本当に必要？」

「どうしてこのシートだけ処理が違うんだろう？」

外から見ると、

ムダや複雑さに見えることがあります。

でも、実際に使っている人に聞いてみると、

「この部署だけ処理方法が違うんです」

「以前ここでミスがあったので、確認するようになりました」

「最後にこの数字を見て判断しているんです」

そんな理由が出てくることがあります。

つまり、そのExcelには、

長い間その仕事をしてきた人たちの経験や、

仕事上のルールが残っているかもしれません。

それを知らずに全部作り直してしまうと、

必要なものまで消してしまう可能性があります。

■逆に「昔は必要だったもの」もある

もちろん、全部残せばいいわけでもありません。

「昔はこの資料を提出していたから必要だった」

「以前の担当者が確認するために作った」

「なんとなく昔から続けている」

そんな処理が、

今も残っていることもあります。

だから、

全部残す。

全部捨てる。

ではなく、

「今も必要なのか？」

を一つずつ見ていく。

残すもの。

直すもの。

なくしてもいいもの。

まずこれを整理するだけでも、

Excelはずいぶんシンプルになることがあります。

■全部作り直さなくても改善できることがある

困っている部分によっては、

入力方法を少し変える。

関数を追加する。

複数のシートを連動させる。

CSVデータを取り込めるようにする。

毎回手作業で行っている集計を自動化する。

そんな改善だけで十分な場合もあります。

逆に、Excelでは管理が難しくなっているなら、

そこで初めて別の仕組みやシステムを考えればいい。

大切なのは、

「新しく作ること」

ではなく、

「今、何に困っているのか」

だと思っています。

■今あるものは、改善のためのヒントにもなる

長く使われてきたExcelは、

見た目が少し複雑になっていたとしても、

「実際に仕事で使われ続けてきたもの」

でもあります。

どんな情報を入力しているのか。

どんな順番で仕事をしているのか。

どこで確認しているのか。

どこで判断しているのか。

そこには、

これから改善するためのヒントがたくさんあります。

だから私は、

「古いから捨てる」

ではなく、

まず今あるものを見て、

実際に使っている人の話を聞いて、

そこから考える。

そんな進め方も大切だと思っています。

■必要なところだけ変える。それでも立派な業務改善です

業務改善というと、

新しいシステムを導入する。

大きな仕組みを作る。

全部自動化する。

そんなイメージを持つかもしれません。

でも、

毎月1時間かかっていた作業が10分になった。

同じ数字を3回入力していたのが1回になった。

毎回電卓で計算していたものが自動になった。

それだけでも、

積み重なれば大きな改善になります。

新しく作ることが改善とは限りません。

今あるものを活かして、

困っているところだけ変える。

それで十分なこともあります。

「このExcel、もう少し楽にならないかな？」

そんなところから考えてみるのも、

業務改善の一歩だと思います。