システムを作りたい。でも「何を頼めばいいか分からない」から進まない。そんな時は？

「こんな仕組みがあったら、もっと仕事が楽になるのに」

そう思ったことはありませんか？

でも、いざシステム化を考えると、

「どんな機能が必要なんだろう？」

「システム会社には何を伝えればいい？」

「専門的なことを聞かれても分からない……」

そこで止まってしまう。

でも私は、最初から完成形を説明できなくてもいいと思っています。

むしろ、そこまで整理できていないからこそ、

まず「今困っていること」から考えてみるのがいいのではないでしょうか。

■「欲しい機能」より先に「今どうしているか」

例えば、

「請求書を管理するシステムが欲しい」

という話があったとします。

すぐに、

「では、どんな機能が必要ですか？」

と聞かれても、なかなか答えにくいものです。

でも、

「請求書が届いてから、支払いが終わるまで普段どうしていますか？」

なら答えやすくなります。

請求書が届く。

内容を確認する。

担当者に回す。

承認をもらう。

金額を入力する。

振込をする。

支払い済みか確認する。

こうして普段の仕事を順番に聞いていくと、

「ここで毎回待っている」

「同じ金額を別のExcelにも入力している」

「今誰が持っているのか分からなくなる」

といった「本当の困りごと」が少しずつ見えてきます。

そこで初めて、

「じゃあ、ここを改善できたら楽になるかもしれない」

と考えられます。

■最初から「システムを作る」と決めなくてもいい

困りごとが分かったからといって、

必ず新しいシステムを作る必要があるとも限りません。

今使っているExcelを改善すれば十分かもしれない。

すでにあるサービスを利用した方が安いかもしれない。

仕事の流れを少し変えるだけで解決するかもしれない。

もちろん、それでも独自のシステムを作った方がよい場合もあると思います。

だから最初に決めたいのは、

「何を作るか」ではなく、「何を解決したいのか」。

そこから方法を考える方が、

必要以上に大きな仕組みを作ってしまうことも防ぎやすくなります。

■「高い・安い」は、作る金額だけでは決まらない

システム化を考える時、費用はとても大切です。

でも比べるのは、導入費用だけではありません。

今の仕事に毎月何時間かかっているのか。

確認や転記にどれくらい時間を使っているのか。

ミスが起きた時にどれくらい手戻りがあるのか。

その仕事をこれから何年続けるのか。

例えば毎月数時間の作業でも、

それが何年も続けば、そこには人件費がかかり続けます。

逆に、ほとんど時間のかからない仕事を

高額な費用をかけてシステム化しても、

割に合わないかもしれません。

だから、

「作るといくら？」と同時に、

「今のままだとこれからいくら？」

という視点も必要だと思います。

■人の時間を、どこに使いたいのか

そして、業務効率化は単に

「人件費を削ること」でもないと思っています。

同じ内容を何度も転記する。

決まった形式の資料を毎回作る。

同じ条件を何度も確認する。

もし、こうした作業を仕組みに任せられるなら、

その時間を、

お客様と話す。

何かを判断する。

新しいアイデアを考える。

問題に気づく。

仕事そのものを改善する。

そんな「人にしかできない仕事」に使えるようになります。

システム化する目的は、人を減らすことではなく、

「人が時間を使う場所を変えること」

でもあると思っています。

■「分からない」から相談してもいい

システムについて詳しくない。

必要な機能も分からない。

予算もまだ決めていない。

そんな状態でも、まず話せることがあります。

「今はこうやって仕事をしています」

「ここが面倒です」

「こうなったら楽なのにな」

それだけでも十分なスタートです。

そこから、

何が問題なのか。

何が必要なのか。

何は今いらないのか。

Excelで改善できるのか。

既存サービスが使えそうなのか。

それともシステム開発を検討するのか。

少しずつ整理していけばいいと思います。

全部決まってから相談する必要はありません。

「何を頼めばいいのか分からない」

その「分からない」自体が、

整理を始める入口なのかもしれません。