会社名や住所データだけではない！よくあるデータの乱れと整理ポイント

「データの整理」と聞くと、多くの方は会社名や住所データを思い浮かべるかもしれません。

もちろん会社名や住所は表記ゆれが起こりやすい代表例です。

しかし、実際にはさまざまなデータで同じような問題が発生しています。

今回は、よくあるデータの乱れとその整理ポイントをご紹介します。

1. 会社名・住所データ

最も多いのが、会社名や住所の表記ゆれです。

例えば会社名の場合・・・

株式会社○○

（株）○○

㈱○○

株式会社　○○

住所の場合・・・

1-2-3

１－２－３

一丁目2番3号

といった違いがあります。

人が見れば同じ内容だと分かりますが、システムでは別データとして扱われることが多く、重複や検索漏れの原因になります。

★整理ポイント

・法人格の表記を統一

・数字を半角に統一

・ハイフンの種類を統一（長音は除く）

・不要なスペースを削除

2. 電話番号

電話番号も意外と表記ゆれが多いデータです。

例えば・・・

03-1234-5678

03 1234 5678

0312345678

このようにハイフンの有無やスペースの違いだけでも、同じ番号として認識出来ない場合があります。

★整理ポイント

・ハイフンの有無を統一

・数字を半角に統一

3. メールアドレス

メールアドレスは比較的ルールが明確ですが、それでも問題が起こることがあります。

例えば・・・

前後にスペースが入っている

大文字・小文字が混在している

全角文字が混ざっている

こうしたデータは、メール配信エラーや管理ミスにつながる原因になります。

★整理ポイント

・前後のスペースを削除

・全角文字を半角へ変換

・形式が正しいかチェック

4. 商品名・商品コード

商品データも表記ゆれが起こりやすい項目です。

例えば・・・

A-100

A100

Ａ－１００

担当者ごとに入力ルールが異なると、同じ商品が別の商品として登録されてしまうことがあります。

★整理ポイント

・商品コードの表記ルールを統一

・全角、半角を統一

・記号の扱いを決める

5. 氏名

顧客名や担当者名も整理が難しいデータです。

例えば・・・

髙橋／高橋

渡辺／渡邊

山田 太郎／山田　太郎

文字の違いやスペースの有無によって、重複データが見つけにくくなることがあります。

★整理ポイント

・スペースを統一する

・旧字体、異体字の扱いを決める

【データ整理は「使いやすさ」をつくる作業】

データは蓄積していくことで、過去の情報を確認したり、業務に役立てたり出来るようになります。

しかし、データが増えていく中で表記ゆれや重複データが発生すると、必要な情報を探しにくくなったり、集計する際に手間が掛かったりすることがあります。

せっかく蓄積したデータを有効に使うためには、定期的に整理することが大切です。

データ整理は単に見た目を綺麗にする作業ではありません。

必要な情報をすぐに探せるようにしたり、集計しやすくしたりするための作業です。

「会社名や住所だけではなく、電話番号や商品データ、顧客情報も整理したい」

そのようなお悩みがありましたら、目的に合わせたデータ整理、表記の統一、重複データの確認をお手伝いいたします。