顧客リストだけではない！さまざまなリストで起こる「表記ゆれ」の問題

「データ整理」と聞くと顧客リストや会社情報の整理をイメージする方が多いかもしれません。

確かに会社名や住所、電話番号等を管理する顧客リストでは、表記ゆれや重複データが発生しやすい代表的なデータです。

しかし、こうした問題は顧客リストだけで起こるものではありません。

日々の業務で利用しているさまざまなリストにも同じようなデータの乱れが発生しています。

今回は顧客リスト以外で表記ゆれが起こりやすいデータをご紹介します。

1. EC商品リスト

ネットショップやECサイトで利用する商品リストも表記ゆれが発生しやすいデータの一つです。

例えば・・・

・商品名の表記が統一されていない

・カラー名が「ブラック」、「黒」、「Black」等、複数存在する

・サイズ表記が「M」、「Ｍ」、「medium」等、混在する

・ブランド名の表記が担当者によって異なる

等・・・商品数が増えるほど、検索や在庫確認、売上分析の際に影響が出やすくなります。

2. 商品マスター・在庫リスト

商品管理に利用するマスター情報でも入力方法の違いによる問題が発生します。

例えば・・・

・商品コードの形式が統一されていない

・品番のハイフン有無が異なる

・メーカー名の表記が複数存在する

・単位の表記が統一されていない

等・・・同じ商品であっても別データとして扱われてしまうと、在庫管理や集計作業に手間が掛かります。

3. アンケート・申込データ

お客様や社員から回答を集めるアンケート、申込フォームのデータでも表記ゆれは発生します。

例えば・・・

・都道府県が「東京都」「東京」等、複数表記になる

・業種や職種の入力方法が人によって異なる

・氏名のスペースが統一されていない

・電話番号の入力形式がバラバラ

等・・・自由入力が多いほど、後から集計や分析をする際に整理が必要になります。

4. 社員・スタッフ情報

社内で管理するデータにも表記ゆれは発生します。

例えば・・・

・部署名が統一されていない

・役職名の表記が異なる

・氏名の漢字表記が複数ある

・メールアドレスの入力ミスがある

日常業務では問題なく見えても、異動管理や集計を行う際にデータの不統一が問題になることがあります。

【表記ゆれはどんなリストでも起こる】

ここまでご紹介したように表記ゆれは顧客リストだけの問題ではありません。

商品リスト、在庫データ、アンケート結果、社内管理データ等、人が入力するデータであれば、どのようなリストでも発生する可能性があります。

データは蓄積するほど価値が高まりますが、同時に少しずつ乱れも蓄積していきます。

そのままでは下記のような問題につながります。

・必要なデータを検索出来ない

・正確な集計が出来ない

・同じ情報を重複して管理してしまう

だからこそ定期的なデータ整理とデータが乱れにくい仕組みづくりが重要です。

次回はExcelの入力規則を活用して、整理したデータを維持しやすくするための方法をご紹介いたします。