Excel入力ルールを作るだけでデータの乱れは防げる

「せっかくデータを整理したのに数ヶ月後にはまた表記ゆれが増えてしまった・・・」

そのような経験はありませんか？

データ整理を行うことで現在のデータは綺麗に整えることが出来ます。

しかし入力する人によって方法が違うと新しいデータが追加されるたびに少しずつ表記の違いや入力ミスが増えてしまいます。

そこで役立つのがExcelの「入力規則」です。

【入力規則とは？】

入力規則とはExcelで入力出来る内容をあらかじめ決めておく機能です。

例えば下記の設定が可能です。

・部署名をリストから選択する

・都道府県をプルダウンから選択する

・「あり」「なし」だけ入力出来るようにする

・日付以外は入力出来ないようにする

入力方法をある程度決めておくことで、担当者による入力の違いを減らすことが出来ます。

【入力規則で防げること】

例えば部署名を自由に入力していると・・・

営業部

営業

営業1課

営業一課

等、同じ部署でもさまざまな表記が発生します。

しかしプルダウンから選択する形式にすれば、同じ部署が違う名前で登録されることを防げます。

その結果、検索や集計もしやすくなります。

【入力規則だけでは防げないこと】

便利な入力規則ですが、すべての表記ゆれを防げる訳ではありません。

例えば会社名や住所のように自由に入力することが多い項目では・・・

株式会社○○

（株）○○

㈱○○

株式会社　○○

また、

1-2-3

１－２－３

一丁目2番3号

のような違いが発生することがあります。

こうした表記の違いは入力規則だけでは完全に防ぐことは難しいです。

また、すでに登録されている過去のデータは入力規則を設定しただけでは自動的には整いません。

【「整理」と「入力ルールづくり」はセットで考える】

データを使いやすい状態に保つためには下記の2つが大切です。

・今あるデータを整理すること

・これからデータが乱れにくい仕組みを作ること

データ整理だけでは時間が経つにつれて再び表記ゆれが発生することがあります。

一方で入力規則だけではすでに蓄積されたデータの乱れを直すことは出来ません。

両方を組み合わせることで長く管理しやすいデータにすることが出来ます。

【まとめ】

Excelの入力規則は日々の入力による表記ゆれや入力ミスを減らすためにとても便利な機能です。

ただし、すでに蓄積された表記ゆれや重複データを整理するには別途対応が必要になります。

「今あるデータを整理したい」

「これからデータが乱れないようにしたい」

そのようなお悩みがありましたら、データ整理からExcelの入力ルール作成まで、目的に合わせてお手伝いいたします。