受注後の引き継ぎで抜け漏れを防ぐ5つの記録

受付した人、作業する人、完了を確認する人が違う仕事では、「担当に伝えました」だけでは進捗が見えなくなりがちです。例えば受付者Aが「明日午前中に対応」と聞いても、作業者Bに住所や条件が届いていなければ、現場で確認し直すことになります。

引き継ぎメモには、次の5つを残すと確認がしやすくなります。

1. 確定事項：依頼内容、場所、希望日時、数量など

2. 未確認事項：住所の詳細、作業条件、必要な資料など

3. 顧客に約束したこと：折り返しの時刻、見積りの提出期限など

4. 次の担当者：誰が確認し、誰が実行するか

5. 次の期限：いつまでに次の連絡・作業を行うか

例えば「Aが受付。配送先の建物名は未確認。Bが本日17時までに顧客へ確認し、Cが明日9時までに手配を確定」のように、未確認事項と次の行動を一緒に書きます。変更が出たら古い記録を黙って消すのではなく、変更日時と確認した人も残すと、後から経緯を追いやすくなります。

まずは1件だけ、この5項目で記録してみてください。記録を増やす前に、誰が何を見れば次に動けるかを確認するのがポイントです。

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