古い業務マニュアル、どこを直す？請求書処理の改訂例

マニュアルはあるけれど、書かれている担当者が異動している。承認の順番が変わったのに、資料は以前のまま。

そんな状態では、後任の方が文書を読んでも、結局誰かに聞かなければ作業を進められません。

古いマニュアルの改訂では、まず「今の業務と、どこが違うか」を整理します。請求書処理を例に、確認する箇所を紹介します。

※以下は説明用の架空例です。実際の納品実績ではありません。担当・手順・記録方法も、この例のために設定しています。

【古い文書で、分からないこと】

元のマニュアルには、次のように書かれていたとします。

「総務で請求書を受け取り、担当者が内容を確認。部長の承認後、共有フォルダーに保存する。」

この架空例では、その後、受付は経理へ、承認者は業務責任者へ変わりました。請求内容の不明点は、発注担当に確認する運用になっています。

ここで担当部署と承認者の名前だけを書き換えても、まだ疑問が残ります。

・何の資料と照らし合わせて確認するのか

・金額が一致しない場合、承認依頼を進めてよいのか

・どの状態になれば、この工程は完了なのか

こうした箇所も、現在の担当者に確認してから文書に反映します。

【改訂後の手順例】

ここでは「請求書の受付から承認確認まで」を対象にします。支払処理は別の工程です。

① 経理が請求書を受領し、受付一覧に受領日・請求元・対象月を記録する。

② 請求内容と金額を、社内で指定された発注・契約資料と照合する。

③ 不一致や不足がある場合は、発注担当に確認する。解消するまで承認依頼は進めず、受付一覧に「確認待ち」と確認先を記録する。回答と対応内容も残す。

④ 確認が済んだら、業務責任者へ承認を依頼する。差し戻された場合は指摘事項を確認し、必要な修正後に再申請する。

⑤ 承認を確認し、請求書と承認記録を所定のフォルダーに保存する。受付一覧を「承認済み」に更新したところで、この工程を完了とする。

このように、作業の順番に加えて、作業を止める条件・確認先・完了条件を具体的にします。

【分からないルールは、書き足す前に確認】

例えば、承認者が不在の場合の代行者や、金額によって承認経路が変わるかどうかが不明なら、その場で決めてしまうことはできません。

確認事項として残し、社内の運用を確かめてから手順に反映します。文書を整える際に、新しい社内ルールを推測で作らないことも大切です。

改訂した日付と主な変更点を添えておくと、次の見直しにも使いやすくなります。

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