「この仕事、あの人が休んだら止まるんだよね・・・」
そんな不安を抱えたまま回っている仕事はありませんか。
普段は何とか進んでいても、休暇や異動、退職、繁忙期が重なると、急に回らなくなる。
ー確認先が分からない。
ー必要な書類が見つからない。
ーどの順番で進めればいいのかも曖昧。
結局、その担当者に聞かないと前に進まない。
そんな状態です。
でも、これは担当者の能力の問題ではありません。
多くの場合、業務の流れや確認事項が、人の頭の中に入ったままになっているだけです。
そして、この状態は静かに負担を増やしていきます。
▼誰かが休むたびに仕事が止まる。
▼引継ぎのたびに、また同じ説明をする。
▼確認漏れや提出漏れが起きやすくなる。
そのたびに、代表者や管理する人が追いかけ役になる。。。。
忙しいから整えられないのではなく、
整っていないから、忙しさが終わらない。
ここが大事なところです。
では、何から整えればいいのか。
最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。
先に必要なのは、次の担当者が止まらないための骨組みです。
たとえば、まず見えるようにしておきたいのは、こんなことです。
・何のための仕事なのか
・いつ発生するのか
・何から始めるのか
・誰に確認すればいいのか
・何がそろえば進められるのか
・どこまで終われば完了なのか
ここが見えるだけで、現場はかなり楽になります。
担当者が変わっても、最低限の流れが分かる。
「何から始めればいいか」が見える。
確認先や必要書類が分かる。
引継ぎのたびに、毎回ゼロから説明しなくて済むようになります。
私は、政令市で長くバックオフィスで勤務し、うち約14年間、本庁という統括部門で制度運用や業務標準化、関係部署との調整などに携わってきました。
現在も民間企業の管理部門で、規程整備や文書管理、承認フロー整理など、業務が止まりにくい仕組みづくりに関わっていました。
その中で強く感じるのは、現場を楽にするのは、立派な理屈よりも、誰が見ても進められる形に置き直すことだということです。
「担当者しか分からない仕事がある」
「休むと止まる仕事がある」
「引継ぎのたびに消耗している」
そんな状態があるなら、今ある資料がバラバラでも大丈夫です。
現状を整理しながら、管理表、手順書、引継ぎ資料など、実際に使える形へ落とし込んでいくことができます。
■ご相談はこちら
属人化した仕事を、担当者が変わっても進めやすい形に整えたい場合は、
「手順書・引継ぎ資料・業務マニュアル作成」
または
「業務管理表・進行管理シート作成」
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