あなたはいま、クソめんどくさいレポート作業を効率化したいと思ってこのブログを読んでいますか？
もしくは、地獄のような入稿作業の無駄を削減したいがために、血眼になってこの文章を読んでいるかも知れません。
これらの面倒な作業を効率化するために、あなたが次にやろうとしているのは、おそらく「この作業をもっと早くする方法」を探すことだと思います。
スプレッドシートの関数を覚える。ショートカットを覚える。ChatGPTに投げてみる...。
でも、それ、どれも一番最初にやることじゃないんですよね。
完成形が決まれば、そこから手前に戻ってくるだけで、具体的にやるべき作業が見えてきます。これが「逆算」です。
今回は、この逆算という考え方について書いていきます。
「速くする」の前に、完成形を決める
効率化したいときに最初にやるべきことは、作業を速くする方法を探すことではなく、「最終的に何を完成させたいのか」を決めることです。
なぜかというと、完成形が決まっていないと、そこから先の具体的な作業が決まらないからです。何を作ればいいか分かっていない状態で手を動かすと、必要な作業と不要な作業の区別がつかないまま、とりあえず全部やる、という進め方になってしまいます。
たとえば、最終的に「数値レポート」を完成させたいとします。そう決まると、そこから逆算ができます。
数値レポートを完成させるには、まず媒体ごとの数値をまとめる必要がある。媒体ごとの数値をまとめるには、各媒体の管理画面から、その日の調整内容や通知を集めてくる必要がある。
このように、完成形から一段ずつ手前に戻っていくと、「今日やるべき具体的な作業」が自然と決まっていきます。
これが、今の作業の積み重ねから考えるのとは逆の発想です。今の作業から考えると、「今日も媒体ごとに数字を見に行くか」という発想にしかなりません。完成形から考えると、「数値レポートを作るために、今日この作業が必要だ」という発想になります。同じ作業でも、出発点が違うだけで、見えてくるものが変わってきます。
逆算すると、ムダな作業と型化すべき作業が見える
完成形から逆算して具体的な工程が見えると、その工程の中に「ムダな作業」と「型にしてしまうべき作業」が見つかります。
これは、工程がバラバラのまま手を動かしているときには気づけません。逆算によって「この完成形のために、この作業をして、この作業をして……」という流れが一本につながった瞬間に、初めて「あれ、ここ毎回同じことやってないか」とか「これ、本当に毎回やる必要あるか」という視点が持てるようになります。
たとえば、似たような業務を、毎回ゼロから手作業で作っている工程があったとします。逆算で工程を分解してみると、「この部分は毎回同じ型に当てはめているだけだ」と気づくことがあります。そうなれば、そこだけ型にしてしまえば、次回からその工程はほぼ自動的に終わります。
逆に、「念のためにやっている」「とりあえず確認している」だけの作業も、工程として分解すると見えてきます。完成形に直接つながっていない作業は、削っても完成形には影響しません。
つまり、効率化のヒントは、作業を眺めているだけでは見つかりません。完成形から逆算して工程を一本につなげたときに、初めて見えてくるものなんですよね。
事例：報告コメント作成の効率化
実際にこの考え方を使って効率化した事例を一つ紹介します。
ある広告運用の業務で、日々の調整内容をクライアントに報告するコメントを作成する必要がありました。これ、改善前は毎回30分ほどかかっていました。
ここでまず決めたのは、「最終的にどんなフォーマットで報告すればいいか」という完成形です。クライアントへの報告コメントは、どんな項目を、どんな順番で、どんな文章量で伝えるべきか。これを先に確認しました。
完成形が決まったら、そこから逆算します。その報告コメントを作るために、本当に必要な情報は何か。媒体の変更履歴、調整した理由、今後の方針。この3つが整理された状態であれば、報告コメントはほぼ自動的に作れることが見えてきました。
逆に言うと、改善前の30分は、この3つの情報がバラバラの場所（管理画面の履歴、チャットのやり取り、個人のメモ）に散らばっていて、それを毎回探し回っていた時間だったわけです。
完成形と、そこに必要な情報が分かって初めて、「この情報をどう一元管理して、どうやってコメントの文章に変換するか」というツールの話に入れます。ChatGPTを使うのか、Excelの関数を使うのか。これは完成形が決まったあとに決まることであって、最初に決めることではありません。
結果として、報告コメント作成は30分から10分に短縮できました。やったことは、ツールを覚えたことではなく、完成形と、そこに必要な情報を先に整理したことです。
まとめ：完成形から逆算する
今回は、「効率化したいなら、まず完成形から考える」というテーマで書きました。
効率化の出発点は、作業を速くすることではなく、最終的に何を完成させたいのかを先に決めることです。完成形が決まれば、そこから逆算して、今やるべき具体的な作業が見えてきます。そして、逆算で工程が一本につながると、その中にあるムダな作業と、型にしてしまうべき作業が見つかります。
毎日の業務がいつまでもパンパンだと感じている方は、一度、今やっている作業の「最終的な完成形」を言葉にしてみてください。そこから逆算してみると、今の作業の中に、削れる部分や型にできる部分が見えてくるはずです。
ツールを覚える前に、まず完成形を決める。それが、効率化の一番最初の一歩です。
