すべてのカテゴリ

Accessで介護支援記録システムを作った理由－6 公務員を定年退職後、私は縁あって社会福祉法人に採用となり、特別養護老人ホームで主に管理事務の担当として働き始めました。 介護・看護職をはじめ、多くの専門職が働く職場は初めてであり、好奇心が呼び起こされる毎日となります。 特に食事や排泄の介助など、介護業務の大変さを目の当たりにすることになるのですが、介護職員の動きを観察しているうちに、意外とパソコンに向かっている時間も長いことに気づきます。 職員数に比べパソコン台数が少ない上に、日々の入居者の介護記録を作成し、それらを整理したり、事故などの報告書を作成する必要があったためです。 日中の記録は夜勤者への引継ぎに必要となり、夜勤時の記録は翌朝の引継ぎに必要となるため、時間に追われているようにも感じました。 夜間、入居者に様々な動きが重なると、翌朝の引継ぎまでに日誌の作成が間に合わず、口頭で行われることも時々あったからです。 介護記録の作成にはExcelが使われており、しかも最初から日誌の体裁を取る形で作成されていましたので、最初のうちは、こんなものかと思っていたのですが、ある日驚くべき光景に出会います。 それは、職員の一人が、過去の日誌を何日分も印刷した中から、特定の入居者について記録した部分をハサミで切り抜き、それを白紙に順に並べて貼り付け、一定期間中の動静記録書として作り変えている作業でした。 動静記録書とは、入居者の容態の変化を確認し、次期の介護計画を策定する上で必要になるものですが、あたかも小学生が工作しているようなやり方に大きな衝撃を受けます。 その職員はExcelワーク

Accessで介護支援記録システムを作った理由－8前回のブログでは、養護老人ホームという環境下で、マイクロソフトAccessの特徴を生かし、介護支援記録の管理システム開発にとりかかるまでの経緯を書きました。 今回はそのAccessの特徴を語ることにします。 Accessはもともとスタンドアロ―ンのPCソフトとして開発され、個人の能力に合わせ自由に使われることを想定しています。 データベースを簡単かつ自動的に操作するアプリの作成機能は初心者にとってわかりやすく、プログラミング言語を学んだことがなくても、マクロ機能でそこそこのアプリを開発できてしまいます。 解説本も多く、またネットにも情報が溢れているので、勉強するのに苦労はしません。 私がAccessのVBA（Visual Basic for Applications）で介護支援記録用アプリを開発しようと思ったのも、趣味的にVB（Visual Basic）やJavaScript等でプログラミングした経験があることに加えて、VBAの情報を得やすいと考えたからでした。一方、Accessの問題点や短所としてよく挙げられるのは、まず、ネットワークへの対応力が弱く、データベースを複数人で同時操作する場合に制限があることです。大人数で同一のデータベースにアクセスするとファイルが破損しやすいと言われています。またファイルサイズも2GBまでのため、大量のデータを保管し管理することができない点もデメリットとして良く指摘されているようです。 何より、アプリを開発した職員が異動や退職でいなくなってしまうと、業務内容の変更等でアプリを改変するのが難しくな

Accessで介護支援記録システムを作った理由－7 特別養護老人ホームで働いたあと、私は養護老人ホームで仕事をすることになります。"特別"が取れたら何が違うのかと言えば、養護老人ホームは介護施設ではなく福祉施設だと言うことです。「生活環境や経済的に困窮した高齢者を養護し社会復帰を促す施設」と定義されています。所得制限もあるため、誰でも申し込めば入居できる施設ではなく、行政"措置"により入居させてもらえる施設です。 とは言え、初めは自立できていた方も、介護が必要な状況になると、施設の中で"特定施設入居者生活介護"、略して"特定サービス"と呼ばれる介護サービスを受けながら入居を続けることができます。 現状は多くの養護老人ホームがこのような形で介護施設化しています。 さて事務担当者として着任し、最初に驚いたのは、やはり介護記録が昔ながらのやり方でExcel介護日誌の中に記録されていることでした。 専門職間の介護記録に関する情報共有は、朝のミーティング時に行われる慣習となっており、特養にいた頃を思い出します。 それでも介護サービスを受けている方は入居者全体の４分の１程度であり、サービスを受けていない入居者に対する支援記録を合わせても記録する件数は少なく、それで済んでいたのでしょう。 しかしタイムリーな情報共有や事務の迅速性から見ると非常に非効率であり、時代の複雑化とともに、無駄な作業にかかる時間が課題となっていました。 例えば、生活相談員が別目的のために、特定の入居者の介護記録をデータとして得ようとする場合、共有ファイルサーバに保管された日誌ファイルを一々開いて、その中から該当データを

Accessで介護支援記録管理システムを作った理由－２前回のブログでは、一つのExcelブックに対し、ブック共有機能を使って複数のPCから編集を行おうとすると、データベースに対しては不向きであるという話をしました。 ブック共有機能は、設定が面倒など他にもデメリットがあり、別の使い道に関してもあまり実用的ではないように思います。 しかし、敢えてブック共有などせずとも、読み取り専用モードで開けば閲覧はできるので、入力者が少ない施設なら、Excelで介護支援記録管理システムを作ってみるのも一考です。 以前のブログで、Excelのデータベース機能を使って、必要なデータを入力したテーブルの中から該当するデータを抜き出し、個別の書類を作成するシステムについて触れました。 具体的には、一つのワークシート上に入力用のテーブルを作って、VLOOKUPやINDEX、MATCHなどの関数を使い、別のワークシート上に抽出結果などを表示させるやり方です。 ちなみに、VBAを使って抽出を行う方法もありますが、その方法を使わなくても、私は関数計算で十分と考えています。 その理由は、将来、改良等の必要性が生じたとき、VBAを変えることは後任者にとってハードルが高くなると考えたからです。 また、マクロ記録を使ってVBAを生成させる方法もありますが、後で改良が必要となったとき、コードが複雑かつ属人的な操作の流れが分かりにくくなりやすいため、こちらは最初からからNGにしていました。 私がExcelで作成した簡単なデータベースの例ですが、勤務していた施設の入居者から預かった現金に関し、その管理を日々行っていくものがあ

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～10日目多忙のため、再び間が開いてしまいました。 前回、パワークエリで作成したテーブルを直接加工して、特定の日付でフィルタリングしたデータを日誌に添付するための日誌シートを完成させました。 これと同様に、介護支援記録管理システムの一つの柱である動静記録を、入力済のデータから簡単にわかりやす作成できるようにします。 動静記録とは以前もふれたとおり、利用者の処遇内容を記した介護計画などを作成するさい必要となる文書で、基本的に前回の計画を策定した時点から、今回の策定に至るまでの記録データを時系列順に並べたものとなります。 従って、記録データからデータを抽出するための要素として、まず、特定の「利用者名」と期間（開始の「日付」と終了の「日付」）を必要としますが、他にも、利用者に何か事故や病変等が起きたとき、その後の対応がどうなっているか調べたいときに利用できるよう、「実施内容」でも追加的に絞り込みが行えるようにします。 まず、新たに「動静記録書」シートを作成します。このシート上に下の画像のとおり動静記録書のフォーマットを作りました。その上で、左上部に検索条件として、利用者名、期間を設定する開始日と終了日、そして実施内容を入力する部分を設けます。 一応、動静記録として表示させる記録データの数は20個までとしましたが、基本はそれぞれの施設の特性に合わせ、最大数を超えないよう設定します。 その上で、検索条件を入力する利用者名と実施内容のセルについては、データの入力規則を使い、記録テーブルに入力する方法と同様、リストから選べるよう設定します。 下

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～4日目 前回までに、介護支援記録データのテーブルへデータを入力するさい、３つのフィールド（項目）である利用者名、実施内容、担当者名については、データの入力規則を用い、リストを使って入力することにしました。施設の規模から、このリストには最大で30行ほどが表示され、探しにくいという欠点はありますが、すべての項目を予め覚えておかなくても良いというメリットのほうを重視しました。 ただし、利用者、職員は利用の開始中止、退職や異動という理由で常に変化するため、これを考慮して入力規則の元となる範囲をしっかり定義しなくてはなりません。 なお、利用者、職員とも、別のExcelブックのワークシート上でテーブルで管理されているため、介護支援記録を管理するブックの中に、リンクしたテーブルの形でデータを取り込んでいます。リンク元テーブルに追加や削除などの変化があっても、このリンク先テーブルの更新を行うことで、最新情報がすぐに反映される仕組みです。 ちなみに、これらのテーブルは、介護支援記録管理システムの基礎を担う意味で、データベース用語で「マスタ」と呼ばれることもあります。前回の投稿では、データの入力規則によるリストの対象範囲を設定するさい、これらのテーブルにフィルターをかけ、該当するものだけ表示させてから設定したとしても、残念ながら無関係なデータも含めすべてリストに出てしまうことにふれました。 下の画像はその説明となりますが、左の図は利用者テーブルにフィルターをかけ、在籍が「利用中」の方に絞ったところ。右の図は記録テーブルにデータを入力するさい、利用者

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～2日目 前回は、まずメインとなる介護支援記録データのテーブルを作成してみました。毎日の記録データの管理だけだったら、これで十分ではと考える方もいるかも知れません。ですが、入力のさい利用者全員の氏名を正確に覚えておくことは無理ですので、利用者の名簿を別に用意しておく必要があります。また実施内容の項目についても表記を取り決めておかないと、後で記録を検索しようとしたときに困ることとなります。 データベースシステムを構築する一番の目的は、各種情報を連携させ、スタッフ間の情報共有化と各種業務の効率化を図ることにありますから、記録データに関係する各種情報についてもデータベース化し、記録データとリンクしやすい形で管理できるようにすることが理想です。特に異動の多い利用者やスタッフの情報などがこれに該当するでしょう。 しかし実際のところ、一般的にこれらの情報は事業所内で別々に管理されているはずです。 例えば利用者の情報について言えば、氏名や年齢だけでなく、医療保険や介護保険の情報、家族の情報、年金や年収の情報など、サービスの供給や処遇、関係機関との連携に必要な様々な情報を、必要に応じ一括又は分割してデータとして管理しているのが普通です。 これらを全て一元的に管理するとなると、介護支援記録管理システムの範囲を超えてしまいます。 そこで、今回は、利用者の情報など関連する情報が別のExcelブックで管理されていることを前提に話を進めていくことにします。 まず利用者の情報は、利用者DBというExcelブックの中に、下の画像のような利用者テーブルで管理され

前回のブログではマイクロソフトAccessとの出会いについてふれましたが、なぜデータベースに惹かれたのかを語りたいと思います。私が就職したのは1978年、地方公務員としてでした。最初に配属されたのは、医療費助成を担当する部署でしたが、非効率的な手作業が多いことに驚いた記憶があります。 このとき始めて具体的に稼働しているコンピューターのことを知ります。いわゆる「メインフレーム」ってやつです。バッチ処理と呼ばれる月1回の処理方法で、業務データの入出力が行われていました。紙の受給者台帳、医療機関名簿、振込リストなどを使って仕事をしながら、このとき、世の中の情報はほとんどデータベースで整理され、それが日々更新されていることを知ります。 現在ではIT化が進み、システムへの入力はオンライン化され、帳票類も随時出力できる進化を遂げていますが、その根本に変わりはありません。 ちなみに、役所も含め、事務作業の生産性が低い理由の一つは、大量の紙文書の存在があるからだと思っています。少しずつでも無くしていくことが、生産性向上につながるはずです。 情報におけるデータベースの存在意義、効果を知った私は、自分のデスクワークにもデータベースを使いたくなります。 それが実現したのは1980年代の末頃、MS-DOSパソコンがようやく職場に普及し、ロータス１-２-３を使い始めてからでした。何百件もあるデータはすべて自分で打ち込み、データの並べ替えやフィルタリング作業は、マクロで自動化して仕事に役立てました。Excelなどの表計算ソフトでデータベースを作り、操作するのは今ではポピュラーとなっていますが、当時としては

😩 こんなこと、ありませんか？✅ 利用者対応が終わったのに、記録を書くために残業している✅ 「適切な言葉が思い浮かばない」と手が止まる✅ ケアプランや個別支援計画の文例がいつも似たような表現になる✅ 書類業務に追われて、本来の介護に集中できない介護の仕事で一番大変なのは、利用者対応ではなく「書類」という声をよく聞きます。実際、介護記録・申し送り・ケアプランの作成など、1日の書類業務に30分〜1時間以上かかっている方も少なくないはずです。💡 AIを使ったら、何が変わるの？最近、介護現場でもChatGPTなどのAIが注目されています。ただ、「どう使えばいいかわからない」「現場に合った使い方が知りたい」という声も多いですよね。そこで私が作ったのが、介護職員向けに特化したAI書類サポートツールです。難しい操作は一切なし。スマホやタブレットからすぐ使えます📱🛠️ ツールでできること📋 介護記録 入力補助アプリ・利用者の状態をいくつか選択・入力するだけ・AIが自然な介護記録の文章を自動生成・「です・ます調」「体言止め」など文体も選べる📄 ケアプラン・個別支援計画 文例生成アプリ・課題領域や支援目標のキーワードを入力するだけ・長期目標・短期目標・支援内容の文例をAIが提案・何度でも再生成できるので、しっくりくる表現が見つかる⏱️ どのくらい時短になるの？個人差はありますが、こんな変化が期待できます。【介護記録1件】　従来：5〜10分 → AIサポート後：1〜2分【支援計画の文例考案】　従来：30分〜 → AIサポート後：5〜10分1日の記録が10件あれば、毎日30〜40分の時短もねらえます🕐

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～5日目前回の投稿では、配列数式を使いテーブルの中から必要とする複数のレコードを、順序良く一気に抜き出す方法を紹介しました。 改めて、介護支援記録管理システムの中で使うことができた配列数式を、下の画像のとおり実際に示しておきます。テーブルの「在籍」フィールドが"利用中"となっているレコードを抜き出す配列数式となりますが、指定範囲を列（フィールド）にしているため、今後テーブルにレコードがいくら追加されても問題はありません。これは構造化参照と呼ばれる方法で、データをテーブル化することで得られるメリットの一つです。但し、施設としての性格上、利用中の方が30名程度で今後も推移することを前提としています。では本題に進みましょう。 Excelでは、一つまたは複数のテーブルを元に、含まれるフィールド等を加工編集して、都合の良い別のテーブルを作り出すことができます。これがパワークエリ（Power Query）と呼ばれる機能です。 Excel 2016から標準機能として組み込まれており、比較的新しい機能であるため、入社してExcelを使い始めた若い方なら知っている方も多いのではないかと思いますが、古い人間の私は、名前を聞いたことはあっても、全く使う機会を持たないまま過ごしてきてしまいました。 シート上でのデータの切り貼りに余りに慣れ過ぎたため、非効率だと思っていても、そのやり方を続けたほうが、ある意味楽だったり、達成感を得られるせいでそれを続けてしまったわけです。これは誰しも陥りやすい陥穽と言えるでしょう。自分を例にして恐縮ですが、日本の生産性が低

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～1日目 Excelにおいてデータベースシステムの基礎となるのはテーブルです。 介護支援記録管理システムでは、文字通り介護支援記録のデータがメインとなりますので、「介護支援記録管理」と名付けたExcelブックを新規作成し、先頭シートに「記録データ」と名前を付け、その中にこのテーブルを作成することにしました。 前回のブログでふれたとおり、このデータは4W1Hの形式となり、入力項目（データベースではフィールドと呼びます）は、順に日付、利用者名、時刻、実施内容、実施記録、担当者の6項目としました。 なお、日付と時刻を分離し、その間に利用者名を入れたのには訳があり、同一日に同一利用者に対して複数の介護支援記録が入力されることを想定しています。これにより見た目がわかりやすくなります。 一応、各項目の説明については以下のとおりです。 ①日付:業務を実施した日付です。2024/5/1のように西暦表示で入力します。 ②利用者名:介護や支援を行った利用者の氏名を入力します。姓と名の間には1文字空白を入れます。 ③時刻:10:15のような表示で入力します。 ④実施内容:「食事介助」「排泄介助」のように端的に業務概要またはカテゴリーを表した内容を入力します。 ⑤実施記録:実施内容についての具体的な記述を入力します。⑥担当者:原則として介護支援業務を行った担当者の姓を入力します。さて、テーブルの作成にあたっては周囲に余白があったほうが見やすいため、シートのB2セルから列順に項目名を入力します。 そして入力した項目の範囲全体をドラッグしたあと、そのままホー

前回のブログではExcelの使い勝手の良さについて触れましたが、今回はExcelのデータベース機能について語りたいと思います。Excelではリスト化されたデータを簡単にデータベースにすることができます。活用されている方も多いと思いますが、知らない方のために説明しますと、この場合、リスト化された1行のデータはデータベースで言う「レコード」となります。同様にデータを構成する項目は「フィールド」と呼ばれ、全体を「テーブル」と呼びます。当初作ったリストはそのままでも並べ替えなどデータベース的な操作は可能ですが、データ数が多かったり、住所録のように後でデータを追加するなどの操作が必要なら絶対にテーブル化したほうが良いです。 また、データの入力規則機能を使えば、入力時に選択用のリストを表示させることができ、これは大変便利です。 Excel2013以降のバージョンでは、制限はありますが、Accessが持つリレーショナルデータベース(RDB)機能も備えるようになりました。 これは、2つのテーブル、例えば商品の売上データのテーブルと営業担当者のテーブルを関連づけ、ピボットテーブルというものを使い、例えば担当者ごとの売上額の集計を行うことができるような機能です。この程度であれば、何も専門的なAccessなど使う必要はないかも知れません。 私が介護施設に勤務していたときは、Excelで必要な情報を集めたテーブルを作り、そこから該当する情報を抜き出して、個別の書類を作成するようなシステムを沢山作り上げました。 例えば、訪問介護の毎日の稼働データから集計を含む日報や職員ごとの実績表を作ったり、入居者全員

前回のブログで、表計算ソフトのExcelでも普通にデータベースを扱えることに触れました。それなのに、なぜ私がデータベース専用ソフトのACccessを使う方向に進んでいったのか、その理由をこれから披瀝していこうと思うのですが、その前にExcelについて語ることにしましょう。MS-DOS時代に一世を風靡した表計算ソフトのロータス1-2-3は、OSがGUI（グラフィカルユーザインタフェース）を備えたWindows時代に移行すると、たちまちそのシェアをExcelに奪われます。 Excelは非常に軽快かつ多機能で、現在もChatGPTが使えるようになるなど進化を続けています。単なる表計算ソフトの領域を超え、ワープロとして使われたり、VBAを利用してゲーム製作までできるなど、非常に応用力が高いソフトであることはご承知のとおりです。 1995年に画期的なWindows95がリリースされると、私が働いていた部署でもWindows PCの導入が進みます。それとともに、Excelがワープロソフト代わりとしても使われるようになっていきました。 当時、ワープロ専用機としてシェア第1位だった富士通の"OASYS"が、Windows PC版ソフトへと移行する中でその優位性を失い、またMS-DOS版からWindows版にようやく移行したジャストシステムの"一太郎"も、ExcelにWordをバンドルするマイクロソフトの戦略によって、シェアをWordに奪われてしまいました。このあたりは、経済的な成功体験とガラパゴスな技術に溺れて、世界標準から取り残されていく日本の姿を予兆していたのかも知れません。 ところが、実

💬 「ChatGPTって介護に使えるの？」そう思っている介護職の方、多いのではないでしょうか。難しそう・個人情報が心配・何を入力すればいいかわからない…そんな疑問を持つ方のために、実際にどう使うかを具体的にお伝えします。✅ 準備はスマホだけ。無料で使えますChatGPTはスマホアプリをインストールするだけで、無料で使い始められます。【手順】① スマホで「ChatGPT」と検索 → アプリをインストール② メールアドレスかGoogleアカウントで登録③ 無料プランを選択（課金不要）以上です。特別なIT知識は必要ありません。📋 実際のプロンプトを見てみましょう「プロンプト」とはAIへの指示文のこと。介護記録の場合、こんな感じで使います👇---【プロンプト例：食事記録】↓ これをコピーしてChatGPTに貼り付けてください「介護記録の食事場面の記録文を作成してください。・食事摂取量：8割程度・食形態：刻み食・むせ：なし・水分摂取量：150ml・特記事項：いつもより食欲がある様子記録として適切な文章（2〜3文）で出力してください。」↑ これだけで、こんな記録文が完成します ↓「昼食は刻み食を8割程度摂取されました。むせ込みは見られず、食事全体を通じて食欲旺盛な様子でした。水分は150ml摂取されています。」---手書きでゼロから考えていた時間が、数秒になります⏱️🔒 個人情報は入れなくて大丈夫？よく聞かれる心配事ですが、ポイントは「利用者を特定できる情報を入力しない」ことです。✅ 入れてOK：食事量、体調の様子、介助の種類など❌ 入れない：利用者の名前、住所、生年月日、詳細な病名上のプ

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～10日目（つづき） 前回投稿の続きです。 動静記録を作成するさい必要な複数条件でのデータ抽出の準備が整いましたので、仕上げとして、動静記録書シートに抽出したデータを表示させてみます。 ここから先は前々回の「Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～9日目」で行ったやり方と同一です。 INDEX関数とSMALL関数を組み合わせ作成した配列数式を使う方法なのですが、Microsoft365やExcel2021以降をお使いの方はFILTER関数を使ってみてください。 この数式は、別シート上に作成した動静記録検索テーブルの[CK4]列の値、すなわち条件一致フラグの値が"1"であるデータを参照し、時系列順に表示させるものです。 下の画像のとおり、抽出させる条件として、利用者名を"柴田 徹子"、期間を"2024/5/10"～"2024/5/15"、実施内容は設定なしの条件設定としました。 データ表示部となる右下表のまず1行目、「日付」のセルにエラーを表示させないIFERROR関数でくるんだ数式を入力します。この数式に関する詳細を知りたい方は、少し以前の「Excelで...4日目」のブログをご覧ください。 数式を入力したら、配列数式となるようCtrlキーとShiftキーを押しながらEnterキーを押して確定します。すると、該当データの日付が表示されます。 同様に、利用者名、時刻、実施内容、実施記録、担当者の各列についても、動静記録検索テーブルの[CK4]列の値が"1"であるデータの当該項目が表示されるよう、配列数式を入力していきます。

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～9日目 多忙だったため、だいぶ間が開いてしまいました。前回のブログでは、利用者に対する介護支援内容について、特定の日付で時系列順にまとめて日誌に添付するため、「日付」をキーとしてその日付の部分だけを抜き出す日誌シートを作りました。その上で、このシートに該当する日付のデータのみ表示させる目的で、パワークエリを使い記録テーブルを元にしたテーブル（「クエリテーブル」と呼ぶことにします）を作成し、それに「日付フラグ」を追加することを試みました。しかし、残念ながらそれはできない結果となりました。テーブルの外にあるセルの値を参照するという編集が無理だったからです。仕方ないので、取り敢えず新たな検索用データシート上に、パワークエリを使い、単に記録テーブルとリンクするだけの「検索用テーブル」を作るところまで進めたのが前回でした。そこで今回は、Power Query エディターは使わず、思い切って直接、検索用テーブルを加工し「日付フラグ」の追加を試みることにしました。 しかし、これには問題があります。 パワークエリで作成したクエリテーブルは、加工元のテーブルでデータの追加や修正を行った後、更新を行えば加工元と同じデータに書き換えられます。 この機能は非常に忠実で、例えばクエリテーブルを見やすくするため、一時的に一部の項目（列）を削除しても、更新を行うとその項目が再び復活して表示されます。これが嫌ならPower Query エディターでクエリテーブルを再編集するしかありません。 これと同様に、クエリテーブルにPower Query エディターは使わ

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～7日目これまでの段階で、介護支援記録管理システムの根幹である記録テーブルへの入力を効率化するため、必要項目となる利用者名などについて、パワークエリを使って無駄のないテーブルを作り、これをデータの入力規則で使用できるようにしてきました。これにより、記録データの入力が、少しは効率的に行えるようになったと思います。次はシステム機能としての、検索や抽出作業（フィルタリング）を効率的に行うことができるような工夫です。介護支援記録管理システムにとって、記録データ入力の省力化は勿論のこと、入力済のデータから日誌や動静記録などを簡単にわかりやすく作成、印刷できることが重要となります。 まず日誌ですが、文字通り特定の日付における施設内の動向を記録した文書のことです。 一般的内容としては、利用者の入退所・入退院等の動きのほか、施設内でのイベント等の結果、会議等の職員の動きをすべてまとめた部分と、ケース記録として特定の利用者に対する職員の対応等の内容をまとめた部分とで構成されています。 これを職員全員が閲覧することで情報共有を図るとともに、介護保険法で義務付けられた介護記録を、目に見える形で記録・保存する形となります。 次に動静記録ですが、これは通常、利用者の処遇内容を記した介護計画などを作成するさいに必要となるもので、計画が必要な利用者に対し、前回の計画を策定した時点から、今回の策定に至るまでの介護支援記録を時系列順に並べた記録書です。この内容に基づいて看護師や介護職員など関係職員が検討を行い、前回の計画を修正・変更するかどうか判断を行う根拠となり

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～6日目 前回の投稿ではパワークエリを使って、別ブックからリンクで取り込んだ利用者と職員のテーブルを加工し、現在利用中の利用者、現在在籍中の職員のみに絞り込んだテーブルを作りました。これで、記録テーブルに入力するさい、データの入力規則が的確に使えるところまで進めることができました。 では、実際にそれを行ってみることにします。 まずは記録テーブルの利用者名にデータの入力規則を設定します。 利用者名の列のデータ部分をドラッグで範囲指定し、上のタブメニューのデータをクリックし、データの入力規則を選んでクリックすると下の画像のとおりデータの入力規則の設定ウィンドウが表示されます。 入力値の種類は「リスト」を選び、その上で下にある「元の値」を設定することになりますが、通常は参照する範囲を絶対参照により設定します。 下の画像のとおり、パワークエリで作成した利用者リストと名付けたテーブルで、利用者氏名の列を上からドラックし範囲指定をするわけです。 しかしここで問題となるのは、この施設は定員30名を想定しており、現時点で入院中の方がいるために利用者数が実際は29名にとどまっていることです。また、利用を終了される方がさらに出ることも考えられます。 仕方がないので、テーブルの範囲を超えて30名分の範囲を設定することにしようと思いましたが、何か間が抜けている感じがしました。 そこで、テーブルの構造化参照は使えないものかと思い立ちました。 テーブル内の現在利用中の方が増えても減っても、入力規則のリストにはその影響を出させないためです。 なお、構造化参照と

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～3日目前回までに、介護支援の記録データ、関連する利用者及び職員データの各テーブルをそれぞれワークシートに置いたブックができ上がりました。 後の２つのテーブルは、それぞれ別のExcelブックで管理されているのを、リンク機能を使って擬似リアルタイム的に参照できるようにしています。 擬似リアルタイムと言うのは、リアル化の条件として、リンク元のファイルがデータ更新後に保存されていること、さらにリンク先となるテーブルの更新が適時行われているということです。 これらのテーブルを使って記録データの入力を効率化しようというのが配置したねらいです。 ただ、記録データに必要なのは、テーブルの中の利用者氏名と職員名だけのため、必要の無い項目が多いことには目をつむりますが、もし参照したくなったときは有効です。 さて、次に記録に関連する項目として大切なのが「実施内容」です。 「食事介助」や「排泄介助」と言ったカテゴリー表現の語句を記す項目ですが、この際、言葉を絞り込んだものをテーブル（リスト）として用意することにしました。 こうしたのは、制度的な決まり文句ではない表現について、職員の自由にしてしまうと、例えば「要望への対応」が、「要望の傾聴」「要望の聞き取り」など、様々になってしまう恐れがあるからです。 表現が乱立すると、もし後で検索を行おうとした場合、うまくマッチングせず、データを逃すなど混乱が起きかねません。それを防ぐために、様々な実施内容の表記ルールを一応決めておくわけです。 また内容の項目には、「相談員申し送り」など、利用者の状態の変化等に対して

ココナラに出品中の介護支援記録管理システムについて、その開発経緯などを詳しく綴るブログを昨年10月から15回にわたり投稿してきましたが、3月の投稿で一応語り尽くした感があり、しばらくブログは休むことにしていました。そんな中、ブログの閲覧数の推移を眺めていたら、4回目に投稿した「Excelで介護支援記録管理システムは作れるか?」が突出して閲覧数が多く、しかも増え続けていることに気づきました。 標記の問いに対する答えとして『できなくはない』という結論を出しましたが、続く3回の投稿では、データベースを扱う場合のExcelの限界を指摘し、結局Accessでシステムを開発するに至った理由を語りました。 さらに、その後は本題のAccessによる開発の話に移行したのですが、閲覧数はあまり増えておらず、残念ながら関心は薄いようです。 確かに、一般のPCユーザーにとってAccessは殆んど馴染みがなく、使いこなすのは難しそうと感じている方が圧倒的なのでしょう。仕事の中でPCを使う多くの方の関心は、最もポピュラーで使いやすいExcelをどう活用できるかに向かっている、という事実をはっきり見せつけられた感じです。 それならばと思い、『できなくはない』と結論づけた以上、実際にExcelでシステムを作成する道順を公開していくことで、「データベースを仕事の中で活用したい」と考えている方々にとって少しでも参考になるのでは、と考えるに至りました。 前振りが長くなりましたが、今後のシリーズとして、私なりの方法でExcelを使い、介護支援記録管理システムを作成していく作業の過程をブログに投稿しながら、ついでにデー

Accessで介護支援記録システムを作った理由－10 私の勤務先が養護老人ホームに移り、施設独自の介護支援記録管理システムの開発を始めてからプロトタイプを作り上げるのに約3か月を要しました。 VBAのことは知っていても、実際にVBAでプログラミングをした経験がなかったため、初心者同様、VBAに関する書籍やWebから得た情報を参考にしつつ、フォームのデザインにもこだわり作り上げていったという感じです。 とは言え、老人ホームにおける介護業務や介護記録が一体どのようなものかは良く知っていたので、介護記録のテーブルと利用者のマスタデータを始めとする各種テーブルをどのように組み合わせたら良いか考えるのには、それほど苦労しませんでした。ここで大切なのは各テーブルの「正規化」です。これは、データベース上のデータの重複をなくし、整合性の取れたデータベースを設計して、データベースを効率的に扱うための手法です。またクエリと呼ばれるテーブル同士を有機的に結合させる手法も重要になります。リレーショナルデータベースシステム(RDBMS)の骨格ができた上で、次に取りかかったのは、アプリのインターフェイスに関する様々な動作の設計です。 設計の中で、苦心しながらも面白く感じたのは、データ入力に必要な複数のフォームの組み合わせ方と、一つのフォームから別のフォームにVBAコードでデータを転記する手法でした。例えば、個別利用者の介護記録を受け入れる入力フォームの中に、利用者データが入った別のフォームから利用者ID（識別コード）を送り込むようなケースです。関連づけられたデータに関する複数のフォームを並べて表示させるこ

第5回：記録業務を効率化し、チームケアの質を高めるための管理者向けガイドはじめに：記録は事業所の「文化」と「資産」である 5回にわたる本シリーズも、いよいよ最終回を迎えました。これまで、記録の法的義務からSOAP形式の実践的な書き方まで、個々の職員が記録スキルを高めるための方法を学んできました。最終回である今回は、視点を一段上げ、管理者・リーダーの皆様に向けて、組織全体で記録の質を向上させ、それをチームの力、ひいては事業所の競争力へと変えていくためのマネジメント手法について解説します。優れた記録文化は、一朝一夕には築けません。しかし、それは利用者様の満足度を高め、職員の専門性を育て、事業所をリスクから守る、かけがえのない「資産」となるのです。 なぜ今、記録業務の「効率化」と「質の向上」が求められるのか？ 管理者としてまず取り組むべきは、記録業務の効率化です。なぜなら、非効率な記録業務は、事業所にとって大きな損失を生むからです。職員の負担増と離職リスク：記録に時間がかかりすぎると、本来最も重要であるはずの利用者様と向き合う時間が削られます。これは職員のモチベーション低下やバーンアウトにつながり、離職の一因となり得ます。 ケアの質の低下：情報共有が遅れたり、不正確になったりすることで、ケアの一貫性が損なわれ、事故のリスクも高まります。 経営的損失：記録の不備は、運営指導での指摘や介護報酬の返還に直結します。 「質の向上」と「効率化」は相反するものではありません。むしろ、業務を効率化し、記録の本質に集中できる環境を整えることこそが、質の向上への第一歩なのです。 記録業務改善のための