Excelで介護支援記録管理システムは作れるか? 続編

ココナラに出品中の介護支援記録管理システムについて、その開発経緯などを詳しく綴るブログを昨年10月から15回にわたり投稿してきましたが、3月の投稿で一応語り尽くした感があり、しばらくブログは休むことにしていました。

そんな中、ブログの閲覧数の推移を眺めていたら、4回目に投稿した「Excelで介護支援記録管理システムは作れるか?」が突出して閲覧数が多く、しかも増え続けていることに気づきました。

標記の問いに対する答えとして『できなくはない』という結論を出しましたが、続く3回の投稿では、データベースを扱う場合のExcelの限界を指摘し、結局Accessでシステムを開発するに至った理由を語りました。

さらに、その後は本題のAccessによる開発の話に移行したのですが、閲覧数はあまり増えておらず、残念ながら関心は薄いようです。

確かに、一般のPCユーザーにとってAccessは殆んど馴染みがなく、使いこなすのは難しそうと感じている方が圧倒的なのでしょう。仕事の中でPCを使う多くの方の関心は、最もポピュラーで使いやすいExcelをどう活用できるかに向かっている、という事実をはっきり見せつけられた感じです。

それならばと思い、『できなくはない』と結論づけた以上、実際にExcelでシステムを作成する道順を公開していくことで、「データベースを仕事の中で活用したい」と考えている方々にとって少しでも参考になるのでは、と考えるに至りました。

前振りが長くなりましたが、今後のシリーズとして、私なりの方法でExcelを使い、介護支援記録管理システムを作成していく作業の過程をブログに投稿しながら、ついでにデータベースシステムの作成や操作に関するExcelとAccessの違いなどにもふれていくことにしたいと思います。

「ふーん」という感じで気ままに読んでいただき、何かのヒントでも提供出来れば幸いです。

そこで、まず最初はシステムで扱うデータに関する設定からです。

一般企業が日常、データベースとして管理しているのは、概ね取引先の情報や販売品目や売上に関する情報、さらに人事など内部管理に関する情報などでしょうか。

これに対し、これから作ろうとするのは、老人ホーム等で介護職員等が利用者に対し行った介護支援記録をデータとして管理しようとするシステムですので、少し特殊に感じるかも知れません。

このデータは基本的に4W1H、すなわちWhen(いつ)、Who(誰が)、What(誰を又は何を)、Where(どこで)、How(どのように)関わったのかを、事実として整理したものです。別のW、すなわちWhy(なぜ)を含むこともありますが、Whyには記録者の主観が入り込む余地があり、事実の中に含めるのは少し要注意です。

このデータ構造は、歴史的な事実を記録、整理していくのと同じく、非常に普遍的なフォーマットです。従って、老人ホームを経営する社会福祉法人でなくとも、少し手直しするだけで、顧客からの相談やクレーム等の対応結果、他に企業活動に有益な外部情報等を蓄積し、データベースとして管理出できるので、一般企業でも使い道があるかも知れません。

また、介護支援記録に関わるサービス利用者の情報、介護職員等の情報は、一般企業の顧客名簿、社員名簿とそれほど変わりはありません。

これらを念頭に置きながら、次回の投稿から、Excelの機能を活用してデータベースシステムを作り上げていった結果を逐次報告していくことにしたいと思います。

>下の投稿へ続く

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