Excelでブック間でのテーブルのリンクをやってみる

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～2日目

前回は、まずメインとなる介護支援記録データのテーブルを作成してみました。毎日の記録データの管理だけだったら、これで十分ではと考える方もいるかも知れません。

ですが、入力のさい利用者全員の氏名を正確に覚えておくことは無理ですので、利用者の名簿を別に用意しておく必要があります。また実施内容の項目についても表記を取り決めておかないと、後で記録を検索しようとしたときに困ることとなります。

データベースシステムを構築する一番の目的は、各種情報を連携させ、スタッフ間の情報共有化と各種業務の効率化を図ることにありますから、記録データに関係する各種情報についてもデータベース化し、記録データとリンクしやすい形で管理できるようにすることが理想です。特に異動の多い利用者やスタッフの情報などがこれに該当するでしょう。

しかし実際のところ、一般的にこれらの情報は事業所内で別々に管理されているはずです。

例えば利用者の情報について言えば、氏名や年齢だけでなく、医療保険や介護保険の情報、家族の情報、年金や年収の情報など、サービスの供給や処遇、関係機関との連携に必要な様々な情報を、必要に応じ一括又は分割してデータとして管理しているのが普通です。

これらを全て一元的に管理するとなると、介護支援記録管理システムの範囲を超えてしまいます。

そこで、今回は、利用者の情報など関連する情報が別のExcelブックで管理されていることを前提に話を進めていくことにします。

まず利用者の情報は、利用者DBというExcelブックの中に、下の画像のような利用者テーブルで管理されているとします。

情報はすべて架空のもので、定員が30名の施設を想定しています。

このテーブルを介護支援記録管理ブックでも使えるようにします。

新しく利用者データというシートを作成したら、メニューから、データ→データの取得→ファイルから→Excelブックとクリックし、もしセキュリティ通知が出たらOKします。

対象の利用者DBファイルを選択してインポートをクリックしたら、左下図のようにナビゲーターというものが現れるので、利用者テーブルを選び［読み込み先］をクリックします。右下図のとおりインポートのポップメニューが表示されたら、読み込み先を既存のワークシートに変更しOKします。

するとスタイルは異なりますが同じテーブルがシートの中に表示されます。

このテーブルは単なるコピーではなく、利用者DBブックの利用者テーブルと完全にリンクしています。

リンク元のテーブルで利用者の追加など編集が行われても、こちらのテーブル内のどこかを右クリックし、メニューの［更新］をクリックすれば、変化がこのリンク先テーブルにも即座に反映される仕組みです。

これにより、別のブックで管理されている利用者の情報が得られるようになりました。

同様にスタッフの情報についても、別の職員DBブックの中で管理されている職員テーブルを、この介護支援記録管理ブックの職員データと名付けたワークシートの中に取り込んでおきます。

ちなみに、リンク先テーブルを無理やり編集したりはできますが、更新を行うと、リンク元どおりの情報に書き換えられてしまうのが面白いです。

今日はここまで。

Excelのブック間におけるデータリンクの機能は、あるタスクを実行しようとするさい、必要なデータが別のブックに分散しているときに、単なるコピペとは異なり、新しいデータに情報を更新しながら使えるのでとても有効ではないかと思います。

>下の投稿に続く

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