最初は、簡単なExcelだったはずです。
毎月の数字を入れるだけ。
必要な合計を見るだけ。
少し便利にするために、関数を足すだけ。
ところが、現場で使い続けているうちに少しずつ変わっていきます。
この列も必要になった。
この条件も見たい。
別の部署向けに、もう1枚シートを増やしたい。
前月比較も出したい。
そうやって手を加えていくうちに、関数が複雑になり、シートが増え、作った本人しか全体の流れが分からなくなります。
これは、手を抜いた結果ではありません。
現場で使いながら、必要に合わせて育ててきた結果です。
ただ、そのままにしておくと困る場面があります。
担当者が休んだとき、誰も同じように作業できない。
引き継ぎのとき、説明だけで1時間かかる。
自分が数週間触らなかっただけで、自分でも分からなくなる。
前任者が作ったExcelを直そうとしても、どこを触ればいいか分からない。
こうなると、Excelそのものが悪いというより、使い方が人に寄りすぎている状態です。
「このセルは触っていいのか」
「どのシートから作業するのか」
「エラーが出ているけど、何が原因なのか」
「この数字はどこから来ているのか」
分かる人には当たり前でも、初めて触る人には分かりません。
そして、その分かる人がいないと、作業が止まります。
属人化したExcelは、必ずしも全部作り直す必要はありません。
まずは、今ある形を整理するだけでも使いやすくなります。
入力する場所と、見る場所を分ける。
触っていい部分と、触らない部分を明示する。
作業の流れが、シートの順番で分かるようにする。
エラーが出たときに、何が起きているか分かるようにする。
こうした整理を入れると、使う人の不安が減ります。
毎回担当者に確認しなくても、作業を進めやすくなります。
もちろん、関数やマクロ、VBAの整理が必要になることもあります。
ただ、大事なのは技術を増やすことではありません。
「担当者しか分からないExcel」を、「他の人でも扱えるExcel」に近づけることです。
そうすることで、休みや引き継ぎのたびに慌てる状態を減らせます。
ExcelやVBAの整理・改善でお困りの方は、こちらのサービスページからご相談ください。
