毎月のExcel集計は、同じ作業の繰り返しに見えます。
前月のファイルをコピーする。
今月分の数字を入れる。
必要なところを直して、集計結果を確認する。
一見すると、効率的なやり方に見えます。
ゼロから作るより早いですし、慣れている人なら流れも分かっています。
ただ、前月コピーには落とし穴があります。
コピー元を間違えて、前々月のファイルを使ってしまう。
前月の数字が一部残ったまま提出してしまう。
集計範囲がズレているのに気づかない。
似た名前のファイルが増え続けて、どれが最新か分からなくなる。
こうしたことは、少し気をつければ防げるように見えます。
でも実際には、月末や締め日前の忙しい時期に起きやすいです。
しかも集計ミスは、作業中にすぐ見つかるとは限りません。
上司に提出したあと。
月次報告の直前。
別資料と数字を照合したとき。
そこで初めて「数字が合わない」と分かることがあります。
そうなると、どこが違うのかを探すところから始まります。
元データを見直す。
集計範囲を確認する。
前月の数字が残っていないか見る。
修正して、もう一度提出する。
この確認と修正だけで、思った以上に時間が消えます。
一度ならまだしも、毎月同じような確認が続くと負担になります。
「また数字が違う」
「どのファイルが最新版か分からない」
「前月コピーしたはずなのに、どこかズレている」
これは、作業した人だけの問題ではありません。
毎月同じ集計をしているのに、ファイル管理や集計範囲が人の確認に頼っている状態が問題です。
だから、毎月の集計作業は仕組みにする価値があります。
目的は、すべてを一気に自動化することではありません。
まずは、毎月変えなくていい部分を固定することです。
集計範囲を毎月直さなくていい形にする。
入力するデータを流し込むだけで、集計結果が出る形にする。
前月との比較が自動で見える形にする。
これだけでも、前月ファイルを探す時間や、コピー後の確認作業はかなり減ります。
数字を見る時間を、ミス探しではなく内容の確認に使えるようになります。
VBAやマクロは、そのための裏側の手段です。
大事なのは、毎月の集計を前月コピーと目視確認だけに頼らない状態にすることです。
毎月の集計作業でお困りの方は、こちらのサービスページからご相談ください。
