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キャンセル料を請求したのに、返信がない。支払期限を過ぎても入金されず、メールを送っても無視される。宿や店舗を経営していると、こうしたケースに遭遇することがあります。私自身もキャンセル料を請求する立場として対応してきましたが、ここで大切なのは、「無視された＝回収できない」とすぐに諦めないことです。感情的に何度も催促するのではなく、順番を決めて対応していきます。①まずは再通知を送る最初の請求に反応がなければ、再度連絡します。その際は、・予約日やキャンセル日・キャンセル料の金額・支払方法・新しい支払期限を分かりやすく記載します。例えば、「○月○日にご案内しましたキャンセル料について、現時点でご入金を確認できておりません。恐れ入りますが、○月○日までにお支払いをお願いいたします。」このように、怒りや不満をぶつけるのではなく、事実を淡々と伝えることがポイントです。②「できるだけ早く」ではなく期限を決める請求するときに避けたいのが、「お早めにお願いします」という曖昧な伝え方です。これでは相手が支払いを先延ばしにする可能性があります。「○月○日まで」と具体的な期限を設定しましょう。もし相手から、「今はお金がなくて払えません」と連絡があった場合も、そのまま終わらせず、「では、いつ頃であれば支払い可能ですか？」と支払時期を確認しておくことが大切です。③やり取りは必ず保存するキャンセル料請求では、記録を残しておくことも重要です。・予約内容・キャンセルポリシー・キャンセル時の連絡・請求メール・再通知・相手からの返信・支払期限・入金状況などを残しておきます。電話で話した場合も、「本日お電話でお話ししま

宿を経営していると、予約のキャンセルそのものは珍しくありません。予定が変わった。体調を崩した。家庭の事情ができた。理由はさまざまです。通常のキャンセルであれば、キャンセルポリシーに沿って対応すれば大きな問題にはなりません。しかし実際に宿を経営していると、「これはどう対応すればいいんだろう？」と悩むキャンセルに出会うことがあります。私自身、キャンセル料を請求する中で特に困ったのは、単にキャンセルされたことではありません。キャンセル後の連絡や支払いが曖昧になるケースです。今回は、実際の経験を通して感じた「宿側が困るキャンセル対応」についてまとめます。①キャンセル料を請求しても返信がない一番困るのが、請求メールを送っても何の反応もないケースです。キャンセル料の金額、支払方法、期限を案内しているにもかかわらず、返信がない。入金もない。こうなると、「メールを見ていないのか」「支払う意思がないのか」「もう一度送るべきなのか」と判断に迷います。私も以前は、どのタイミングで再度連絡するか悩むことがありました。そこで現在は、初回請求↓再通知↓最終通知というように、ある程度対応の流れを決めています。毎回その場で判断するより、手順を決めておいた方が冷静に対応できます。②「払います」と言われたのに入金されない返信が来れば安心、というわけでもありません。「○日までに支払います」と連絡をもらったものの、その日を過ぎても入金されないことがあります。このケースが難しいのは、相手から支払う意思が示されている分、どこまで待つべきか迷うことです。しかし、約束した日を過ぎたら、改めて確認します。その際も、「約束したの

キャンセル料を請求したものの、返信も入金もない。こんなとき、「何回までメールを送ればいいの？」と迷う宿泊施設の方も多いと思います。私が実務上わかりやすいと考えているのは、「初回請求・再通知・最終通知」の3段階です。もちろん、必ず3回送らなければならないという決まりがあるわけではありません。大切なのは、回数そのものよりも、段階を踏んで請求した記録を残すことです。①1回目｜通常の請求メールまずはキャンセル発生後、通常の請求を行います。メールには、・予約内容・キャンセル料の金額・キャンセルポリシー・支払方法・支払期限などを分かりやすく記載します。この段階では、強い表現は必要ありません。単純な見落としや、「あとで払おうと思って忘れていた」というケースも考えられるためです。②2回目｜支払期限を過ぎたら再通知期限を過ぎても入金が確認できなければ、再通知します。例えば、「先日ご案内しましたキャンセル料について、現時点でご入金を確認できておりません」と伝えたうえで、新しい支払期限を設定します。ここで重要なのが、「お早めにお願いします」ではなく、「○月○日までにお願いいたします」と具体的な日付を伝えることです。相手から事情について連絡があれば、いつなら支払えるのかを確認しておきます。③3回目｜それでも無視されたら最終通知再通知にも反応がない場合は、最終通知を検討します。ここでは、「これまで複数回ご案内しておりますが、現在までご入金またはご連絡を確認できておりません」など、これまでの経緯を簡潔に記載します。そして、「○月○日までにお支払い、またはご連絡ください」と最後の期限を明示します。重要なのは

キャンセル料を請求しているのに、返信がない。支払期限を過ぎても入金されない。何度メールを送っても無視される。そんな状態が続けば、腹が立つのは当然です。「こちらは損をしているのに、なぜ無視するのか」そう言いたくなることもあるでしょう。しかし、キャンセル料請求で私が特に大切だと考えているのが、その怒りを、そのままメールに書かないことです。なぜなら、キャンセル料請求の目的は相手を怒ることではなく、キャンセル料を支払ってもらうことだからです。①目的は「謝らせること」ではなく「支払ってもらうこと」何度も無視されると、「なぜ連絡しないのですか？」「常識的に考えておかしくないですか？」と書きたくなるかもしれません。しかし、ここで一度考えたいのが、その文章を送ることで、支払いに近づくのかということです。相手を責める文章を送れば、「怒られた」「怖い」「もう連絡したくない」と、キャンセル料とは別の問題が生まれる可能性があります。こちらの目的は、相手との言い争いに勝つことではありません。だからこそ、「どう書けば支払いにつながるか」という視点で文章を考えることが大切です。②感情的になると問題が別方向へ広がることがあるキャンセル料について話していたはずなのに、文章の言い方が強かったことで、キャンセル料の問題↓メールの言い方への不満↓クレーム↓口コミなど別の問題へと話が広がってしまう可能性もあります。こちらの請求に理由があったとしても、余計なトラブルを増やす必要はありません。そのため私は、事実・金額・期限だけを淡々と伝えることを基本にしています。③「第三者が読んでも問題ない文章」にするこれは特に大切だと思