キャンセル料請求を無視されたら？諦める前にやるべき5つのこと

キャンセル料を請求したのに、返信がない。

支払期限を過ぎても入金されず、メールを送っても無視される。

宿や店舗を経営していると、こうしたケースに遭遇することがあります。

私自身もキャンセル料を請求する立場として対応してきましたが、ここで大切なのは、

「無視された＝回収できない」

とすぐに諦めないことです。

感情的に何度も催促するのではなく、順番を決めて対応していきます。

①まずは再通知を送る

最初の請求に反応がなければ、再度連絡します。

その際は、

・予約日やキャンセル日

・キャンセル料の金額

・支払方法

・新しい支払期限

を分かりやすく記載します。

例えば、

「○月○日にご案内しましたキャンセル料について、現時点でご入金を確認できておりません。恐れ入りますが、○月○日までにお支払いをお願いいたします。」

このように、怒りや不満をぶつけるのではなく、事実を淡々と伝えることがポイントです。

②「できるだけ早く」ではなく期限を決める

請求するときに避けたいのが、

「お早めにお願いします」

という曖昧な伝え方です。

これでは相手が支払いを先延ばしにする可能性があります。

「○月○日まで」

と具体的な期限を設定しましょう。

もし相手から、

「今はお金がなくて払えません」

と連絡があった場合も、そのまま終わらせず、

「では、いつ頃であれば支払い可能ですか？」

と支払時期を確認しておくことが大切です。

③やり取りは必ず保存する

キャンセル料請求では、記録を残しておくことも重要です。

・予約内容

・キャンセルポリシー

・キャンセル時の連絡

・請求メール

・再通知

・相手からの返信

・支払期限

・入金状況

などを残しておきます。

電話で話した場合も、

「本日お電話でお話ししました内容について確認のためご連絡します」

とメールなどで記録を残しておくと、後から経緯を確認しやすくなります。

④それでも無視されるなら最終通知へ

再通知をしても返信も入金もない場合は、最終通知を検討します。

例えば、

「これまで複数回ご案内しておりますが、現在までご入金を確認できておりません。○月○日までにお支払い、またはご連絡をお願いいたします。」

といった形です。

大切なのは、相手を威圧することではありません。

「このまま放置して終わりにはしません」という姿勢を明確にすることです。

ここでも感情的な表現は使わず、事実と期限だけを伝えます。

⑤必要なら次の手段も検討する

最終通知にも反応がない場合は、請求金額や状況によって、支払督促や少額訴訟などの手続きを検討する選択肢もあります。

ただし、すべての案件で法的手続きを行えばいいという話ではありません。

請求額に対して、

・どこまで時間をかけるのか

・どこまで手間をかけるのか

・どの段階まで請求するのか

を事前に決めておくことも経営判断のひとつです。

一番避けたいのは「なんとなく諦めること」

キャンセル料を請求するのは、決して気持ちのいい仕事ではありません。

何度連絡しても無視されれば、

「もう面倒だからいいか……」

と思ってしまうこともあります。

しかし、そのキャンセルによって本来販売できた部屋やサービスが失われている場合もあります。

だからこそ、

請求する

↓

再通知する

↓

期限を設定する

↓

最終通知する

↓

必要に応じて次の対応を検討する

という流れをあらかじめ決めておくことが大切です。

感情ではなく、ルールに沿って対応する。

これだけでも、キャンセル料請求の負担はかなり変わります。

私は、こうしたキャンセル料請求の流れや、実際にどのような文章で連絡すればいいのかをまとめた「キャンセル料回収マニュアル」も作成しています。

「請求メールをどう書けばいいか分からない」

「無視された後、どこまで連絡していいのか迷う」

という方は、いざというときに慌てないための参考にしていただければと思います。

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