キャンセル料請求メールは何回送る？目安と送るタイミング

キャンセル料を請求したものの、返信も入金もない。

こんなとき、

「何回までメールを送ればいいの？」

と迷う宿泊施設の方も多いと思います。

私が実務上わかりやすいと考えているのは、

「初回請求・再通知・最終通知」の3段階です。

もちろん、必ず3回送らなければならないという決まりがあるわけではありません。

大切なのは、回数そのものよりも、段階を踏んで請求した記録を残すことです。

①1回目｜通常の請求メール

まずはキャンセル発生後、通常の請求を行います。

メールには、

・予約内容

・キャンセル料の金額

・キャンセルポリシー

・支払方法

・支払期限

などを分かりやすく記載します。

この段階では、強い表現は必要ありません。

単純な見落としや、「あとで払おうと思って忘れていた」というケースも考えられるためです。

②2回目｜支払期限を過ぎたら再通知

期限を過ぎても入金が確認できなければ、再通知します。

例えば、

「先日ご案内しましたキャンセル料について、現時点でご入金を確認できておりません」

と伝えたうえで、

新しい支払期限を設定します。

ここで重要なのが、

「お早めにお願いします」

ではなく、

「○月○日までにお願いいたします」

と具体的な日付を伝えることです。

相手から事情について連絡があれば、いつなら支払えるのかを確認しておきます。

③3回目｜それでも無視されたら最終通知

再通知にも反応がない場合は、最終通知を検討します。

ここでは、

「これまで複数回ご案内しておりますが、現在までご入金またはご連絡を確認できておりません」

など、これまでの経緯を簡潔に記載します。

そして、

「○月○日までにお支払い、またはご連絡ください」

と最後の期限を明示します。

重要なのは、怒った文章にしないこと。

何度無視されても、

感情ではなく、事実・金額・期限を淡々と伝える。

これが基本です。

4回、5回と送り続ける必要はある？

私は、何度も同じ内容のメールを送り続ける方法はおすすめしません。

5回、10回と送っても反応がない相手であれば、同じメールを送り続けても状況が変わらない可能性があります。

そのため、

初回請求

↓

再通知

↓

最終通知

と段階を決めておき、

それでも対応がなければ、請求金額や状況に応じて次の対応を検討する方が整理しやすくなります。

「何回送ったか」より大切なこと

キャンセル料請求では、

メールを何回送ったかだけにこだわる必要はありません。

むしろ大切なのは、

・いつ送ったか

・何を伝えたか

・支払期限をいつにしたか

・相手から返信があったか

・入金されたか

を記録しておくことです。

電話で連絡した場合も、日時や話した内容を残しておくと、その後の対応がしやすくなります。

迷わないために「3段階」を決めておく

キャンセル料を請求するたびに、

「もう一度送るべきかな？」

「これ以上送ったらしつこいかな？」

と悩むのは大きな負担です。

だからこそ、あらかじめ、

①初回請求

②再通知

③最終通知

という流れを決めておく。

それだけでも、キャンセル料請求はかなり対応しやすくなります。

私自身も、キャンセル料請求では感情で判断せず、段階を決めて対応することを大切にしています。

キャンセル料請求の文章や、再通知・最終通知をどのように送ればいいのか迷う方向けに、実際の対応方法をまとめた「キャンセル料回収マニュアル」も作成しています。

いざというときに慌てないための参考にしていただければと思います。

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