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発注依頼書を作成した後、上長の許可を待っている間に、Excelの更新が止まってしまうことがあります。そのままにすると、許可待ちなのか正式発注済みなのか、担当者によって判断が分かれてしまいます。発注管理表では、次の3項目を分けておくと確認しやすくなります。1．発注依頼書の作成状況依頼書をまだ作成していないのか、作成済みで上長確認待ちなのかを、手動ステータスで明確にします。2．正式発注日上長の許可が出た日ではなく、正式に発注した日を記録します。許可待ちの行に発注済みと表示されないことが大切です。3．仕入先回答納期正式発注後に仕入先から回答された納期を入力します。未回答のまま納期だけが空欄なのか、回答済みなのかを区別できるようにします。この3つが一つの列や曖昧な文字で管理されていると、発注残や納期遅れの確認にも影響します。まずは、現在の表で「依頼書作成中」「上長許可待ち」「正式発注済み」が見分けられるかを確認してみてください。発注・納期管理Excelの1シート診断では、見落としやすい点を3件に整理し、診断結果メモとしてお伝えしています。サービスはこちらhttps://coconala.com/services/4327480

製造業の発注管理では、「発注済み」と「入荷済み」は同じではありません。発注書を出した時点では、まだ物は入ってきていません。ところがExcel上のステータスが「発注済み」だけになっていると、納期が近いもの、すでに納期を過ぎているもの、まだ一部しか入っていないものが見えにくくなります。特に、前任者が作った管理表を引き継いで使っている場合は、どこを見ればよいのか分かりにくくなりがちです。■よくある5つの見落とし・発注日は入っているが、仕入先回答納期が空欄・入荷日はあるが、入荷数量と発注数量がつながっていない・一部入荷した後の発注残が分からない・納期超過の行が色や一覧で分からない・「発注済み」のまま、未入荷かどうか判断できないこの状態では、毎日Excelを開いていても、確認すべき案件を目で探すことになります。案件数が増えるほど、見落としや確認漏れも起こりやすくなります。■まず確認したい3つの項目大事なのは、最初から管理表を大きく作り直すことではありません。まず、次の3つが一つの流れとして見えるかを確認します。1．正式に発注した日2．仕入先から回答された納期3．入荷済みか、発注残があるかたとえば、発注数量が10個、入荷数量が6個なら、発注残は4個です。この「まだ4個残っている」が自動で分かれば、確認が終わっていない案件として追いやすくなります。さらに、仕入先回答納期を過ぎていて発注残が残っている行だけを色で表示したり、要確認一覧へ表示したりできれば、毎日の確認時間を減らしやすくなります。■修正する前に、優先順位を決めるExcel管理表には、列の追加、数式の修正、条件付き書式、入力規則など

発注管理表は、項目をたくさん増やせば安心とは限りません。大切なのは、「いま確認が必要な案件」を毎日すぐ見つけられる状態にしておくことです。今回は、製造業の発注・納期管理Excelで、納期遅れを見落としにくくするために確認したい3つのポイントをご紹介します。1．納期の基準日を決める「希望納期」「仕入先回答納期」「社内必要日」が混在していると、どの日付で遅れを判定するのかが曖昧になります。まずは管理表の中で、判断の基準にする日付を決めましょう。社内として必要な日を基準にするのか、仕入先が回答した日を基準にするのかをそろえるだけでも、確認しやすさが変わります。2．入荷数量と発注残を分けて見る一部だけ入荷している案件は、「入荷済み」だけ表示すると残りを見落としやすくなります。発注数量、入荷数量、発注残を並べておくと、未入荷なのか一部入荷なのかをすぐ確認できます。必要に応じて、入荷明細を履歴として残す運用にすると後から経緯も追いやすくなります。3．要確認だけを一覧で見られるようにする全案件を上から目で追う運用は、件数が増えるほど負担になります。納期超過、納期未回答、入力漏れなどを自動で「要確認」に集めると、毎朝見る場所が1つに決まります。条件付き書式で対象行を色分けするだけでも、確認漏れの防止につながります。Excelを大きく作り直さなくても、今の入力方法を保ったまま、確認しやすい形に整えることはできます。「納期超過の未入荷品を探しにくい」「前任者の表で数式を触るのが不安」といった場合は、まず困りごとを整理してから、影響の大きい1か所から改善するのがおすすめです。関連サービス：製造業の発

前任者が作ったExcelを毎日使っているけれど、どこを直せばよいか分からない。製造業の発注管理や納期管理では、このようなExcelをそのまま使い続けているケースがあります。たとえば、納期を過ぎている未入荷品を毎日目で探している。一部だけ入荷した発注と、まだ入荷していない発注が見分けにくい。希望納期が空欄のまま残っていても、すぐに気づけない。このような状態でも、いきなり大きく作り直す必要はありません。まず確認したいことは3つあります。1つ目は、どの列が手入力で、どの列に数式が入っているかです。数式が入っている列を知らずに上書きすると、未入荷数や金額などの計算がずれてしまうことがあります。まずは、触ってよい列と、触らない方がよい列を分けて確認することが大切です。2つ目は、毎日どこを目で確認しているかです。納期超過の未入荷品、希望納期が空欄の行、一部だけ入荷している発注など、毎日探している場所ほど改善の効果が出やすいです。「毎日見ているけれど、見落としやすい場所」を見つけることが、改善の出発点になります。3つ目は、今の入力手順を大きく変えずに改善できるかです。便利な表に作り直しても、使う人が入力しにくくなると続きません。まずは、条件付き書式で色を付ける、入力欄を分かりやすくする、見落としやすい行を目立たせるなど、小さな改善から始めるのがおすすめです。Excel改善では、「新しく作ること」よりも「今の業務で無理なく使えること」が大切です。前任者が退職していても、会社名・取引先名・品番・単価などを匿名化した作業用コピーがあれば、現状を確認しながら改善案を整理できます。まずは、今いちばん困