前任者が作ったExcelを直す前に確認したい3つのこと

前任者が作ったExcelを毎日使っているけれど、どこを直せばよいか分からない。

製造業の発注管理や納期管理では、このようなExcelをそのまま使い続けているケースがあります。

たとえば、納期を過ぎている未入荷品を毎日目で探している。

一部だけ入荷した発注と、まだ入荷していない発注が見分けにくい。

希望納期が空欄のまま残っていても、すぐに気づけない。

このような状態でも、いきなり大きく作り直す必要はありません。

まず確認したいことは3つあります。

1つ目は、どの列が手入力で、どの列に数式が入っているかです。

数式が入っている列を知らずに上書きすると、未入荷数や金額などの計算がずれてしまうことがあります。

まずは、触ってよい列と、触らない方がよい列を分けて確認することが大切です。

2つ目は、毎日どこを目で確認しているかです。

納期超過の未入荷品、希望納期が空欄の行、一部だけ入荷している発注など、毎日探している場所ほど改善の効果が出やすいです。

「毎日見ているけれど、見落としやすい場所」を見つけることが、改善の出発点になります。

3つ目は、今の入力手順を大きく変えずに改善できるかです。

便利な表に作り直しても、使う人が入力しにくくなると続きません。

まずは、条件付き書式で色を付ける、入力欄を分かりやすくする、見落としやすい行を目立たせるなど、小さな改善から始めるのがおすすめです。

Excel改善では、「新しく作ること」よりも「今の業務で無理なく使えること」が大切です。

前任者が退職していても、会社名・取引先名・品番・単価などを匿名化した作業用コピーがあれば、現状を確認しながら改善案を整理できます。

まずは、今いちばん困っている確認作業を1つだけ書き出してみてください。

そこから、無理なく改善できる場所が見つかりやすくなります。