発注済みなのに未入荷を見落とすExcel管理表の共通点

製造業の発注管理では、「発注済み」と「入荷済み」は同じではありません。

発注書を出した時点では、まだ物は入ってきていません。ところがExcel上のステータスが「発注済み」だけになっていると、納期が近いもの、すでに納期を過ぎているもの、まだ一部しか入っていないものが見えにくくなります。

特に、前任者が作った管理表を引き継いで使っている場合は、どこを見ればよいのか分かりにくくなりがちです。

■よくある5つの見落とし

・発注日は入っているが、仕入先回答納期が空欄

・入荷日はあるが、入荷数量と発注数量がつながっていない

・一部入荷した後の発注残が分からない

・納期超過の行が色や一覧で分からない

・「発注済み」のまま、未入荷かどうか判断できない

この状態では、毎日Excelを開いていても、確認すべき案件を目で探すことになります。案件数が増えるほど、見落としや確認漏れも起こりやすくなります。

■まず確認したい3つの項目

大事なのは、最初から管理表を大きく作り直すことではありません。まず、次の3つが一つの流れとして見えるかを確認します。

1．正式に発注した日

2．仕入先から回答された納期

3．入荷済みか、発注残があるか

たとえば、発注数量が10個、入荷数量が6個なら、発注残は4個です。この「まだ4個残っている」が自動で分かれば、確認が終わっていない案件として追いやすくなります。

さらに、仕入先回答納期を過ぎていて発注残が残っている行だけを色で表示したり、要確認一覧へ表示したりできれば、毎日の確認時間を減らしやすくなります。

■修正する前に、優先順位を決める

Excel管理表には、列の追加、数式の修正、条件付き書式、入力規則など、改善できる点がいくつもあります。ただし、一度に全部を直そうとすると、今の運用まで分かりにくくなることがあります。

まずは1シートだけを確認し、

・どの列が不足しているか

・どの数式や判定が分かりにくいか

・どの確認作業が人の目に頼っているか

を整理すると、直す順番が見えてきます。

私は製造業の調達・購買業務に15年携わってきました。発注管理Excelは、見た目のきれいさ以上に「今日確認すべきものがすぐ分かること」が大切だと考えています。

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