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私のもとに「5Sカイゼン活動の進め方がわからない」「5S活動を導入したけど定着しない」こういった悩み・相談がよく聞きます。
その理由として、もっとも多いのが「そもそも進め方がわからない」というものです。
今回はそんな方の為に、これまで私が社内で行ってきたノウハウから5S活動の効果的な進め方をご紹介しています。
１．5Sとは？5S活動の意味と目的
5S活動を始められる多くの方が「活動の意味をちゃんと理解していない」という現実があります。
そこで、まずは5S活動の意味と目的からお伝えしていきます。
（１）5S活動の意味とは
5S活動とは、5の「S」のつく言葉「整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）」の略で、日本の製造業発祥の取り組みです。
この5Sには、それぞれ以下のように意味があります。
【整理】
要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること
【整頓】
要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること
【清掃】
ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること
【清潔】
3S（整理・整頓・整頓）が維持されている状態
【躾（しつけ）】
４Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態
5S活動は単なる「職場を片づける活動」「職場をキレイにする活動」ではありません。
5Sとは、あらゆるビジネス・人材育成の基本です。
5Sで有名なトヨタでは、「何事も5Sから始まる」と言われ、入社後は一番最初にこの「5S」を叩き込まれ、5Sを理解しなければ車の整備すら担当させてもらえないのです。
２．トヨタの5Sとは？
整理・整頓で儲かる企業体質を作るトヨタ式5S活動
会社全体が整理・整頓・清掃を徹底し、当たり前にできる状態にしていくこと。
これが商品の品質を上げ、納期を早め、コストを削減し、会社を利益を生み出す企業体質に生まれ変わらせます。
いかなる業種も関係なく、5Sはただの片付けや掃除ではなく、「仕事そのもの」だと認識することが大切です。
（２）5S活動の目的とは
5Sに取り組む理由は、大きく三つあります。
それが「安全」「快適」「効率的」です。
5Sの目的に関しては下記にくわしく書いてあります。
２．5S活動の目標設定の必要性
5Sの具体的な取り組みの前に、考えていただきたいことがあります。
それは「あなたの会社が何のために5Sカイゼン活動に取り組むのか」です。
5Sはその会社が続く限り改善を繰り返していく、終わりなき活動です。
そのため目的なしでは続きません。
5S自体に目的やメリットはたくさんありますが、なぜ5Sに取り組む必要があるのか、その理由は会社によって微妙に違います。
事故が多い会社では、まず「安全」にフォーカスする必要があるし、不良品が多い会社では「ミスをなくす（品質を向上させる）」ということを目的にする必要があります。
病院や病棟など、看護・医療現場や、食品工場などでは「衛生」を目的に5Sを行っています。
経営者の方が「社員教育のため」として導入するとしても、それでは社員のモチベーションが上がらず浸透しません。
つまり、会社の立場によっても目指すものが違ってくるということです。
そこで、活動を始める際には、自社がなぜ5Sを行うのかを、会社・組織全体でしっかり話し合う必要があります。
チームごとの目標と「5Sでどんな会社にするのか」という会社のビジョンを決めていきましょう。
社員一人ひとりが、自分の職場で5Sを行う意義を理解することから始めてください。
そして、それに沿った目標を立て、スローガンを決めてから、活動をスタートさせましょう。
目標があやふやなまま活動を開始してしまうと、手段が目的となり、社員はただやらされ感のまま活動すると次第にフェードアウトしてしまうことになります。
３．5Sカイゼン活動の効果的な進め方
5Sと言っても、実際に行うのは、最初の「整理」「整頓」「清掃」の「3S活動」です。
「3S活動」は5Sの基礎であり、要となる活動です。
この3Sを徹底していくと「清潔」な状態となり、習慣化すると「躾」の状態となり、5S達成に繋がります。
そしてこの活動は順番がとても重要で、まずは整理からスタートさせます。
《5Sカイゼン活動の進め方①》整理（Seiri）
5S活動でまず最初に行うのが「整理」です。
整理とは「要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること」です。
整えることではなく、「処分すること」が重要です。
そこで、まずは不用な物を「見える化」するために「赤札作戦」を実施しましょう。
《5Sカイゼン活動の進め方②》整頓（Seiton）
整頓は「要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること」。
大事なのは見栄え良く整えることではなく、モノがいかに効率よく使えるようにするか。
つまり徹底したモノの管理ができる仕組みづくりをすることが整頓。
整頓には上手に進めるためには、以下の3つのステップで進めて下さい。
ただし整頓は整理が終わって不要なモノが無くなってから進んで下さい。
不要なモノが残っている状態では、本当の整頓ができません。
かならず整理が終わってから実施して下さい。
（１）定位置を決める
探しモノの原因は、モノの住所が決まっていないことです。
そこで、まずはモノの定位置を決めることから始めます。
一つひとつのモノを、使用頻度、使いやすい高さ、使いやすい置き方などを考慮して、もっともベストな位置に配置しましょう。
（２）適正量を決める
位置が決まったら、数量も確定しましょう。
多過ぎず、少な過ぎずを維持できるように、もっとも適正な量を見つけ出しましょう。
そして、その数量を一定に維持できるように仕組み化してしまいましょう。
最大何点持ち、最小何点になったら、何点発注するかを決め、発注先、注文の品番まで表示しています。
誰でも発注でき、適正量を維持できる仕組みが出来ています。
（３）標示をする
定位置と適正量が決まったら、その場所にラベル・看板などの標示をしていきましょう。
モノと場所が対になるように表示するのがコツです。
モノと場所が対になるように両方に表示をすれば、より確実に戻すことができます。
新入社員がいちいち誰かに聞かなくても見つけることができます。
《5Sカイゼン活動の進め方③》清掃（Seisou）
整理整頓が終わったら、次は清掃活動に入っていきます。
清掃活動と言っても、ただやみくもに掃除をするだけでは、3Sの清掃とは言えません。
3S活動における清掃とは「ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること」です。
重要なのは「維持すること」です。
そして、維持するためにはルール化・仕組み化することが必要です！
清掃も3つのステップで進めていきましょう。
（１）「綺麗」の基準を決める
綺麗な状態を維持するためには、全社員が「同じ基準の綺麗な状態」を認識していなければいけません。
ある人にとって「綺麗だ」と感じる状態でも、別のある人にとっては「綺麗ではない」と感じることはあります。
人によって「綺麗の基準」がまちまちの状態では、同じ綺麗な状態を維持することはできません。
そこでまずどれくらいまで綺麗にするのかを具体的に決めます。
「ゴミクズのない状態」なのか「ホコリのない状態」なのか「チリ一つないピカピカ反射するぐらいの状態」なのか、場所ごとにまずゴールを設定しましょう。
（２）清掃のルールをきめる
基準が決まったら、次はそれに向けてどのように清掃活動を継続していくかのルールを決めます。
「いつ」「誰が」「どのように」清掃を行うのか、あらかじめ設定し、表にしましょう。
同時に清掃マップも作って、各場所の担当者を決めましょう。
また、当番日に忘れない様に相互で声かけしましょう。
（３）継続の仕組みを作る（5Sチェックシートなど）
ルールを決めただけでは、継続できません。
そこで継続できるような仕組みを作ります。
一番の定番はチェックシートを作成して活用することです。
チェックシートを使い、「やったか、やっていないか」を見える化しましょう。
出来ていなければ、「なぜできないか」「どうやったらできるか」という部分を職場メンバー全員に確認し、改善を行い、職場メンバー全員が気持ち良くできるように工夫していきましょう。
３．3S活動の徹底～仕組み化
3S活動の具体的な手法はここまで、これを徹底して継続していくことで「清潔」の状態になります。
それが習慣化して全社員にとって当たり前になると「躾」の状態です。
それを実現するためには、維持継続するためには「仕組み化」が必要です。
本来の業務と関係のない「整理・整頓・清掃」の活動は、好きな人でない限りは面倒な作業です。
忙しくなると後回しになりがちです。
単発で終わってしまうと、それは「ただきれいにする活動」です。
それでは5S活動の本来の目的には到達できず、そこで得られるはずの多くのメリットは得られません。
そして片付けは、しっかりルールを作って守っていかなければ、必ずリバウンドが起こります。
せっかく片付けても、いつしかモノがいっぱいで使いにくい状態に戻り、また片づけて、また戻って、と無駄な片付け作業の繰り返しです。
しかし、しっかりルールを決めて、短い時間でも日々習慣的に行えば、多くのムダがなくなり、常に快適に、効率的に本来の業務を行えるようになります。
そうなると大掃除すらいらなくなります。
そうなるように、しっかり継続できるように仕組み化していくことが、5S活動成功の為に欠かせない要点となります。
４．5Sカイゼン活動の進め方まとめ
最後に5S活動（3S活動）の進め方の要点まとめです。
【整理】
①赤札作戦
②ルールを決める
【整頓】
①定位置を決める
②適正量を決める
③標示をする
【清掃】
①綺麗の基準を決める
②清掃のルールを決める
③継続できる仕組みを作る
→とにかく1日1分でも毎日続けることが大切です。
アナタの職場でも出来ることが徐々にメンバー全員で誰でも出来るルールを作りながら進めていきましょう。
