5S活動は、まず「整理(Seiri)」から始まる。
その整理とは、要るモノと要らないモノに仕分けて、要らな物を捨てることから始まります。
その要らないモノをみんなで判断して捨てていく作戦をトヨタの「赤札作戦」というものがあります。
いらないモノに赤い札を貼り、不要なモノであることが一目で分かるようにする整理方法です。
手順は以下の４ステップです。
【ステップ1】赤札作戦実施プロジェクトの発足
メンバーはできるだけ幅広い部署の担当者・管理職を集めて構成します。
「全員参加」というより「全員参画」のプロジェクトとして、1か月くらいをかけて実施することが基本です。
絶対に他人任せの組織だと他人任せの人が足を引っ張ることになるので、「自分たちの職場風土は自分たちで変えていく」ことを醸成する必要があります。
【ステップ2】対象物の選定
直接部門の設備や在庫、間接部門の機械や備品など、例外を設けず、全ての物品を対象として考えます。
例外を設けてしまうと、例外に例外が生まれてしまい、本当の整理が出来なくなってしまいます。
逆に判断する基準を設けると
【ステップ3】基準の決定
たとえば、過去1か月以上使用しなかったモノや、今後1か月以上使用する予定がないモノは「不要」として赤札を貼り、それ以外は「必要」とする。
《整理の基準(例)》
①修理が出来ないモノ
②長期間放置されてチリやほこりがかぶっているモノ
③仕様変更していつか使うかもと考え保管しているモノ
④注文が取り消しになったモノ
⑤まとめて購入して使うあてのないモノ
⑥固定資産上、廃棄処分が出来ていないモノ
⑦修理しても使う予定のないモノ
⑧廃棄の判断が出来ていないモノ
⇒いま、使用していないor使用予定が無ければ、「不要」と判断して処分しましょう。
「いつか使うかも！」という考えではモノが増え続けて保管・管理の手間ばっかりが増えてしまい諸悪の根源になってしまいます。
【ステップ4】赤札を貼り、不用品の対象を決める
整理の大切さは理解していても、いざ「不要」の赤札を貼るとなるとあれこれ理屈をつけて拒んだり、躊躇することがありますが、整理では基準に従って心を鬼にして貼ることが重要です。
ただし、どうしても必要／不要の判断がつかないモノは「保留」にして半年以内に再判断を行う、あるいはトップに処分の決断を仰ぐとスムーズに進みます。
この様にみんなで要る／要らないを判断することで、個人に責任転換されることは無くなり、みんなで決めた安心感から心置きなく処分することができます。
そのうえで不用品一覧表を作成し、理由と状態に応じて対処方法を決めていきます。
「整理」における注意ポイントは2つあります。
一つは職場トップの関心です。
企業によっては「トップが整理なんかに関わらなくても」となるだろうが、それではみんなで参画する５S活動が中途半端なものになってしまいます。
現場が躊躇(ちゅうちょ)するモノについては、きちんとトップが関わり、必要か不要かを判断することで整理は一気に進むことになります。
もう一つの注意点は、
捨てると決まったモノに関して、売却や譲渡を検討し、処分するモノは「捨てればゴミ、分別すれば資源」を念頭に、時には自分たちの手で分別や分解をすることでモノを大切にする精神を養うことができます。
モノの分解を通して設計の見直しに至った企業も少なくありません。
「無駄に捨ててしまった」と罪悪感を感じることで、次回から要否の判断が慎重になり、不要不急のモノの購入を減らすことができます。
この様にどんどんモノを捨てることによって、必要な時に必要なものが取り出せる職場にすることができます。
探す際に時間がかかる一番の要因としては、「モノが多すぎる」という部分になりますのでモノを減らすことをしっかりと考えて。
「ミニマリスト」という言葉がトレンドになってきていますが、シンプルに必要最低限のモノを管理するだけで、余分な労力を割くことがなく、無駄な時間を省くことでより生産性の高い時間を使い、会社の発展に寄与することができます。
ぜひ、あなたの職場であなたがリーダーとなって５S活動を推進し、働きやすい職場作りに役立ててみてはどうでしょうか？
この５S活動は自らリーダーシップを発揮しないと誰もしてくれません。
あなたが５S活動を率先垂範で遂行していくことで、一番得をするのはあなたで有ることを肝に銘じて推進していきましょう。
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