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貿易事務では、一日に複数の案件が同時に動いています。「急ぎ」のメールが何件も届き、お客様や海外拠点から連絡が入るなど、それぞれ状況は異なります。そのため、目の前の仕事をこなすだけではなく、自分自身で優先順位を考え、判断する力が求められます。そこで私は、今まで面接でこのような質問をしてきました。あなたなら、どの順番で対応しますか？今、目の前に次の6つの案件があります。①明日CUTの貨物が検査となり、貨物を開ける必要があるため、お客様への連絡が必要。②今日出港する海上貨物のWaybillを急ぎ送ってほしいと依頼があった。③本日中にお客様から返答をもらわなければならない案件がある。④3日以内に提出が必要な報告書を作成しなければならない。⑤アメリカのオフィスから新規案件の連絡があり、急ぎ対応するよう依頼されている。⑥明後日通関予定の貨物の書類がまだ届いていない。どうでしょうか。私の答え私なら、① → ③ → ⑤ → ⑥ → ② → ④の順番で対応します。ただし、大切なのは順位ではありません。なぜ、その順番にしたのか。そこが一番重要です。私が考える優先順位① 影響が最も大きいものを先に動かす最初に対応するのは①です。開梱検査では、お客様の同意が必要になることがあります。商品によっては開梱することで、品質劣化や商品価値が下がる場合もあり、場合によっては出荷自体を止める判断になることもあります。つまり、物流全体が止まる可能性がある案件です。まず電話で状況を説明し、同意を得る。その後、必ずメールでも内容を残します。電話だけで終わらせず、記録を残すことも実務では大切です。② 相手が動ける時間を考

「担当者が変わるので、引き継ぎ資料を作っておいてください」貿易事務の現場で、こんな依頼を受けたことはありませんか？担当している業務を一覧にして、手順を書いて、取引先の連絡先をまとめる。これで引き継ぎは完了。……のはずなのに、実際に担当者が変わると、「この場合はどうするんですか？」「この取引先には、誰に連絡すればいいですか？」「前はどう対応していましたか？」と、前任者に質問が続く。結局、「資料はあるけれど、仕事が引き継げていない」という状態になることがあります。なぜ、このようなことが起こるのでしょうか？引き継ぎ資料は「業務の説明書」になっていない？引き継ぎ資料を作るとき、多くの場合は、業務内容作業手順使用するシステム取引先情報書類の保管場所などをまとめます。もちろん、これらは必要な情報です。ただ、それだけでは十分ではない場合があります。なぜなら、実際の仕事には、「なぜ、この作業をするのか」「この場合は、どう判断するのか」という情報も含まれているからです。例えば、「フォワーダーに出荷依頼をする」という手順が書かれていても、「いつまでに依頼するのか」「何を確認してから依頼するのか」「スケジュールに間に合わない場合はどうするのか」までは書かれていないかもしれません。手順だけでは、実際の業務を進めることが難しいことがあります。「何をするか」だけではなく「なぜするか」業務を引き継ぐときに大切なのは、何をするかだけではありません。なぜ、それをするのかも重要です。例えば、「この書類を出荷前に確認する」という手順があったとします。新しい担当者が、その理由を知らなければ、「確認することになっている

こんにちは。榎本です。今回のコラムは、「英語で働きたい」についてお話しようと思います。英語で働く、を真面目に検討するって、「私英語できないからうらやましい……」なんて思っちゃう人もいますよね。日本は特に、英語ができない人が多いとされる国ですから。学校で勉強して身につかなかったものを、社会人になって勉強するなんて嫌！と言う人もいます。日本人って、本当に英語ができないのか？それでは、まずは根本的な部分について疑問を持ってみましょう。日本の義務教育って文法が～なんて言われてますが、優秀な面もあるんです。例えば、英語が分からないって悩んでいても、簡単な英語ならできる人、日本人には多いんですよ。Good morning.HELLO.My name is xxx.This is a pen.I am from TOKYO.など、簡単な挨拶と自己紹介はできる人は多い。それくらいで？って思われるかもしれません。でも、上記で挙げたような簡単な挨拶以外にも、私たち日本人は、知ってる英単語って、めちゃくちゃあるんです。りんご＝Apple電車＝Train道＝Road, Wayお母さん＝Mother, Mom（日本語だとママ）……これだけで、なんだか迷子の子供に簡単な英語で案内してあげられそうな気がしませんか？今あげた単語は一例ですが、日本語に溶け込んでいる外国語もたくさんありますよね。机はテーブル（Table）って言う人も多いですし、ソファ(Sofa）、クッキー（cookies）とか、キャンディ（Candy）とかも。生活のなかで使う単語ばかりですが、仕事でも「Excelシート（Excel Sheet）