大切なのは、優先順位を考える力

貿易事務では、一日に複数の案件が同時に動いています。

「急ぎ」のメールが何件も届き、お客様や海外拠点から連絡が入るなど、それぞれ状況は異なります。

そのため、目の前の仕事をこなすだけではなく、自分自身で優先順位を考え、判断する力が求められます。

そこで私は、今まで面接でこのような質問をしてきました。

---

あなたなら、どの順番で対応しますか？

今、目の前に次の6つの案件があります。

①明日CUTの貨物が検査となり、貨物を開ける必要があるため、お客様への連絡が必要。

②今日出港する海上貨物のWaybillを急ぎ送ってほしいと依頼があった。

③本日中にお客様から返答をもらわなければならない案件がある。

④3日以内に提出が必要な報告書を作成しなければならない。

⑤アメリカのオフィスから新規案件の連絡があり、急ぎ対応するよう依頼されている。

⑥明後日通関予定の貨物の書類がまだ届いていない。

どうでしょうか。

---

私の答え

私なら、

① → ③ → ⑤ → ⑥ → ② → ④の順番で対応します。

ただし、大切なのは順位ではありません。

なぜ、その順番にしたのか。

そこが一番重要です。

---

私が考える優先順位

① 影響が最も大きいものを先に動かす

最初に対応するのは①です。

開梱検査では、お客様の同意が必要になることがあります。

商品によっては開梱することで、品質劣化や商品価値が下がる場合もあり、場合によっては出荷自体を止める判断になることもあります。

つまり、物流全体が止まる可能性がある案件です。

まず電話で状況を説明し、同意を得る。

その後、必ずメールでも内容を残します。

電話だけで終わらせず、記録を残すことも実務では大切です。

---

② 相手が動ける時間を考える

アメリカから「急ぎ」と言われても、時差があります。

日本時間の朝一番に返信できれば別ですが、それ以降は相手はすでに終業している時間帯です。そのため、朝一番に対応できなかったからといって慌てる必要はありません。

そのため、日中に必要な情報を集め、お客様への確認を進めながら、その日のうちに返信できる状態を作ります。

「急ぎ」という言葉だけではなく、相手がいつ動けるかまで考えることも重要です。

---

③ 「急ぎ」という言葉だけでは判断しない

Waybillの送付も、もちろん早い方が良いでしょう。

しかし、今日出港する船が今日仕向地に到着するわけではありません。

一方で、開梱検査やお客様からの返答は、その場で物流や案件全体が止まってしまう可能性があります。

今すぐ対応しなければ取り返しがつかないものと、数十分遅れても影響が少ないもの。

その違いを見極めることが重要です。

「急ぎ」という言葉だけではなく、

何が止まるのか

今、判断のボールを持っているのは誰なのか

いつまでに対応すべきなのか

を考えて優先順位を決めます。

---

まとめ

私は面接で、この問題に「正解」は求めていませんでした。

見ていたのは、

「なぜ、その順番にしたのか」

という考え方です。

貿易事務は、知識だけでは務まりません。

複数の案件が同時に動く中で、状況を整理し、優先順位を考えながら進める力が求められます。

だからこそ、私は知識よりも「考える力」を大切にしています。

貿易事務や国際物流の現場で培った経験をもとに、実務に役立つ考え方を発信しています。ご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせください。