毎月3時間かけていた集計が、ボタン1つで約1分になりました

毎月の集計業務が重くなるとき、

問題は「量が多いこと」だけではありません。

複数のファイルを開く。

必要な情報を探す。

条件に合うものを拾う。

別の表と照らし合わせる。

テンプレートにまとめる。

最後に、合っているか確認する。

この流れを毎回人が手でつないでいると、

作業は少しずつ重くなっていきます。

今回見直した業務でも、

まさにこの状態が続いていました。

必要なデータは複数のファイルに分かれていて、

購入の情報、在庫の情報、消費の情報を、

毎月手で確認しながらまとめていました。

しかも、ただ並べるだけでは終わりません。

条件に合うものを拾い、

必要な形に整え、

最終的に残在庫や当月の消費内容が分かるところまで持っていく必要がありました。

この作業に、毎月3時間ほどかかっていました。

3時間というと、

一見そこまで大きくないように見えるかもしれません。

でも実際には、

その3時間は単純な入力時間ではありません。

確認し直す時間が入ります。

見落としがないか気にする時間が入ります。

途中で手順を戻る時間も入ります。

毎月同じような集計なのに、

毎月また人が最初からつなぎ直している。

そこが一番重かったのだと思います。

そこで今回は、

必要なデータを指定のフォルダに保存し、

集計ボタンを押すと、

必要な形にまとまった結果が出るようにしました。

処理の流れ自体は裏で動いていて、

担当者はファイルを準備してボタンを押すだけです。

その結果、

毎月3時間かけていた集計が、

実質1分ほどで残在庫と当月の消費内容を確認できる形になりました。

これは、単に速くなったというだけではありません。

毎回同じ手順を繰り返さなくてよくなる。

どこまで確認したかを頭で持たなくてよくなる。

見たい結果が先にまとまって出てくる。

この変化は、

実務の負担をかなり軽くします。

大きなシステムを入れたわけではありません。

特別派手なことをしたわけでもありません。

ただ、毎月人が手でつないでいた部分を整理して、

必要な形で出せるようにしただけです。

それでも、

3時間かかっていたものが約1分になると、

業務の感じ方は大きく変わります。

毎月の集計が重いとき、

改善の方法は必ずしも大規模なものとは限りません。

まずは、

人が毎回つないでいる部分を減らすだけでも、

業務はかなり軽くなることがあります。

毎月3時間かけていた集計が、

ボタン1つで約1分になったことで、

見えるようになったのは数字だけではなく、

「人がやらなくてよい作業」が意外と多かったということでもありました。

毎月3時間かかっていた集計でも、

流れを整理すると、押すだけで確認できる形まで軽くできることがあります。

手集計や転記作業を見直したい方は、

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