ボタン1つで終わる形にする前に、先に整理したこと

業務改善の話をすると、

「ボタン1つでできるようにした」

という結果の部分が目を引きやすいです。

たしかに、押すだけで集計結果が出る形は分かりやすいですし、

現場でも喜ばれやすいと思います。

ただ実際には、

ボタン1つで終わる形は、最初からいきなり作れるわけではありません。

先に整理が必要です。

今回の集計業務でも、

最初に考えたのは「どう作るか」ではなく、

「何を元にして、何を最終的に見たいのか」でした。

購入の情報。

在庫の情報。

消費の情報。

必要なデータはそれぞれ存在していましたが、

そのままでは見たい形にたどり着きません。

だからまず、

どのファイルを使うのか。

どの項目を見ればつながるのか。

どの条件で集約するのか。

最終的にどんな一覧が出れば、担当者が判断しやすいのか。

そこを先に整理しました。

ここが曖昧なままだと、

たとえ処理を自動で動かしても、

欲しい結果にはなりません。

速くなったのに使いにくい。

出力はされるけれど確認しづらい。

結局、人があとで手直しする。

そうなると、

本当の意味で業務が軽くなったとは言えません。

今回も、

ただデータを集めるだけではなく、

「残在庫が分かること」

「当月の消費内容が見えること」

が大事でした。

そのためには、

どのデータをどうつなぐかだけでなく、

最終的に何を一覧として出すのかを先に決める必要がありました。

また、

自動でできる部分と、

人が判断すべき部分を分けることも大切でした。

全部を無理に機械に任せようとすると、

かえって分かりにくくなることがあります。

逆に、

人が見るべきところを残したうえで、

毎月同じように繰り返している集約や転記を減らすと、

現場ではかなり使いやすくなります。

ボタン1つで終わる業務というのは、

「楽をした結果」ではなく、

「先に整理をした結果」なのだと思います。

どのデータが元になるのか。

どこをつなげばよいのか。

何が見えれば業務が軽くなるのか。

そこが整理されているからこそ、

最後に押すだけの形にできます。

業務改善は、

便利な仕組みを入れることだけが本質ではありません。

むしろ大事なのは、

現場で毎月何が重いのかを見つけて、

見たい形にたどり着くまでの流れを整えることだと思います。

押すだけで終わる形にしたいときほど、

先に整理することの方が大切なのかもしれません。

ボタン1つで終わる形は、

先に「何を元にして、何を見たいか」を整理しているからこそ成り立ちます。

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