ピボットで終わらない集計が、毎月の負担を重くします

Excelで集計業務をしていると、

「ピボットでまとめれば早いのでは」

と言われることがあります。

実際、1つの表の中で完結している集計であれば、

ピボットはとても便利です。

ただ、現場で毎月重くなりやすいのは、

ピボットだけでは終わらない集計です。

ファイルが複数に分かれている。

見たい項目がそれぞれ別の表にある。

条件が1つではなく、いくつも重なっている。

単純に足したり数えたりするだけでは済まない。

こういう業務になると、

「Excelでできるはず」と言われても、

実際には担当者が手でつないでいる部分がかなり残ります。

今回見直した業務も、

まさにそのタイプでした。

必要な情報はExcelの中にあります。

でも、1つのファイルにきれいにそろっているわけではなく、

複数のファイルに分かれて存在していました。

しかも、見たい結果を出すには、

ただ一覧を並べるだけでは足りませんでした。

どのデータを使うのか。

どの条件で拾うのか。

どの情報同士をつなぐのか。

最終的に何を見えるようにしたいのか。

こうした整理が必要で、

単純なピボットでは終わりませんでした。

この「ピボットで終わらない」という点が、

毎月の負担を重くしていたのだと思います。

ピボットで一発にならないと、

結局、人が見て判断する部分が増えます。

この条件のものを拾う。

別のファイルと照らす。

必要な形に並べる。

転記する。

合っているか確認する。

作業自体は地味でも、

この積み重ねはかなり疲れます。

しかも、こういう業務ほど

「やればできる」

「今月も同じようにやればよい」

という形で残りやすいです。

結果として、

毎月時間がかかるだけでなく、

担当者しか手順が分からない状態にもなりやすくなります。

Excelの関数が足りないわけではありません。

担当者の理解が足りないわけでもありません。

元データと、最終的に見たい形の間に段差があると、

人がその段差を埋め続けることになります。

その段差が小さければ何とか回りますが、

複数ファイル、複数条件、複数の確認が重なると、

毎月の集計は急に重くなります。

だからこそ、

「Excelでできるかどうか」より、

「今の集計は、どこを人がつないでいるのか」

を見ることが大事だと感じます。

ピボットで終わらない集計が重いのは、

担当者の努力不足ではなく、

見たい形にたどり着くまでの間を、毎回人が埋めているからかもしれません。

ピボットや関数だけでは終わらない集計は、

担当者が毎回手でつないでいる部分に負担が集中しやすくなります。

複数条件の集計や、ファイルをまたぐ整理でお困りの方は、

サービスからご相談いただけます。