毎月の業務の中に、
「複数のExcelファイルを開いて、必要な情報を拾い、1つにまとめる」
という作業が入っていることがあります。
一つひとつは特別難しい作業ではなくても、
これが毎月になると、思っている以上に負担が大きくなります。
ファイルを開く。
必要な列を確認する。
条件に合うものを探す。
別のファイルと見比べる。
テンプレートへ転記する。
集計結果が合っているか確認する。
こういう流れを、担当者が毎回手でつないでいる業務は、
表面上は回っていても、実際にはかなり重いです。
しかも、この重さは周囲から見えにくいことがあります。
「毎月やっているから慣れているはず」
「担当者が分かっているから大丈夫」
「Excelでできているなら問題ない」
そんなふうに見えやすいのですが、
実際には、慣れている人ほど負担を抱え込んでいることも少なくありません。
特に、複数ファイルをまたぐ集計は、
1つの表を整える作業とは違う重さがあります。
元のデータが1か所にまとまっていない。
見たい形にするまでに、何段階も確認が必要になる。
少し条件が変わるだけで、手順のやり直しが発生する。
この積み重ねで、時間も気力も削られていきます。
今回見直した業務も、まさにそういう状態でした。
毎月、複数ファイルを手で確認しながら集計しており、
必要な情報をまとめるだけで3時間ほどかかっていました。
3時間という数字だけを見ると、
「半日かかるわけではないし、何とかなる」と思われるかもしれません。
でも実際には、この3時間はただの作業時間ではありません。
途中で手が止まることもあります。
条件を見直すこともあります。
合っているか不安になって確認し直すこともあります。
毎月同じような作業なのに、毎月また最初から人がつないでいく。
こういう集計は、静かに担当者を疲れさせます。
Excelが悪いわけではありません。
担当者の力が足りないわけでもありません。
毎回、人がつなぐ前提になっている業務は、
どうしても重くなりやすいのだと思います。
業務改善というと、大きなシステムや難しい仕組みを想像しがちですが、
その前に見直せることもあります。
まずは、
「毎月同じように複数ファイルを開いて集計している業務がないか」
を振り返るだけでも、改善の入口になることがあります。
表面上は回っていても、
実はかなり負担の大きい仕事が、静かに残っていることは少なくありません。
複数Excelの手集計が重いのは、
頑張り不足ではなく、
仕組みがまだ人力前提のままだからかもしれません。
複数のExcelを毎月手で集計している業務は、
表面上は回っていても、実はかなり負担が大きいことがあります。
「この作業、整理できるのでは」と感じている方は、
まずはサービスからご相談ください。
