Excelで業務時間を減らすコツ｜毎日の作業を効率化する方法

こんにちは。

Excelを使った業務効率化ツールの作成をしています。

今回は

「Excelで業務時間を減らすコツ」

について紹介します。

日々の業務で

・同じ作業を繰り返している

・Excel作業に時間がかかる

・残業の原因がExcelになっている

というケースは少なくありません。

ですが、Excelは使い方を工夫することで

業務時間を大きく減らすことができます。

Excel業務で時間がかかる原因

Excel業務が遅くなる原因は主にこの3つです。

・手作業が多い

・同じ作業を繰り返している

・ファイルが使いにくい

特に多いのが「毎回同じ作業をしている」状態です。

例えば

・毎月同じ集計をしている

・毎回同じ資料を作っている

・毎回同じデータを整理している

こういった作業は仕組み化すればほぼ自動化できます。

業務時間はどれくらい減らせる？

実際のケースでは

・1日1時間かかっていた作業

　↓

・10〜15分程度に短縮

といったこともあります。

Excelは最初に仕組みを作ることで、

後の作業が圧倒的に楽になるツールです。

業務時間を減らす3つのコツ

Excelで業務時間を減らすには次の3つが重要です。

① 作業を自動化する

手作業はできるだけ減らします。

・計算は関数で自動化

・集計はピボットテーブル

・データ整理も関数で対応

これだけでも大きく時間が変わります。

② 同じ作業を仕組み化する

繰り返し作業はテンプレ化・自動化します。

例えば

・毎月の集計 → 自動更新

・報告資料 → テンプレ化

・データ整理 → ワンクリック化

③ 入力作業をシンプルにする

入力が複雑だと

・時間がかかる

・ミスが増える

原因になります。

おすすめは

「入力するだけで完成する形」

です。

効率化が進まない理由

多くの会社で効率化が進まない理由は

今のやり方のまま改善しようとすることです。

Excelは

・設計

・構造

がとても重要なので、作り方を変えないと効率は上がりません。

Excelの業務効率化ツールを作成しています

ココナラでは

・業務効率化ツール

・売上管理ツール

・集計自動化ツール

などをExcelで作成しています。

もし

・Excel作業に時間がかかる

・もっと効率化したい

・業務を自動化したい

という場合はお気軽にご相談ください。

次回の記事

次回は

「Excelでデータを整理する方法」

について紹介します。