Excelでミスを減らす管理表の作り方｜入力ミス・集計ミスを防ぐ方法

こんにちは。

Excelを使った業務効率化ツールの作成をしています。

今回は

「Excelでミスを減らす管理表の作り方」

について紹介します。

Excel業務でよくあるのが

・入力ミス

・計算ミス

・集計ミス

です。

実はこれ、ほとんどの場合

人の問題ではなく「Excelの作り方」の問題です。

Excelでよくあるミス

多くの現場で発生しているミスは主にこの3つです。

・入力ミス（数値の打ち間違い）

・コピーミス（貼り付け漏れ）

・集計ミス（範囲指定ミス）

特に怖いのが

気づかないまま進んでしまうミスです。

なぜミスが起きるのか

ミスの原因はシンプルで

手作業が多すぎること

です。

例えば

・毎回手入力している

・毎回同じ計算をしている

・毎回集計範囲を指定している

こういった作業はどうしてもミスが起きます。

ミスを減らす管理表の作り方

Excelでミスを減らすには

「ミスが起きない仕組み」

を作ることが重要です。

① 入力ルールを決める

まず大事なのは入力のバラつきをなくすことです。

例えば

・日付は必ずyyyy/mm/dd形式

・商品名はプルダウンで選択

・数値は半角のみ

こうすることで入力ミスが大幅に減ります。

② 入力を制限する（データ入力規則）

Excelには入力できる内容を制限する機能があります。

これを使うと

・選択式（プルダウン）

・数値のみ入力可能

・範囲外はエラー表示

などが設定できます。

↑これだけでミスはかなり減ります。

③ 計算はすべて自動化する

手計算や手入力はNGです。

・売上

・合計

・集計

はすべて関数で自動化します。

④ 集計はピボットテーブルを使う

SUM関数で毎回集計すると範囲ミスが起きやすいです。

ピボットテーブルなら

・範囲ミスが起きにくい

・更新だけで集計可能

なのでおすすめです。

⑤ シート構成をシンプルにする

シートが増えすぎると

・どこに入力するか分からない

・集計が複雑になる

という問題が起きます。

基本は

入力シート＋集計シート

の2つでOKです。

実際どれくらいミスは減る？

実際のケースでは

・毎月発生していたミスがほぼゼロに

・チェック時間が半分以下に

ということもあります。

Excelは人に頑張らせるより、仕組みで防ぐ方が効果的です。

Excelの業務効率化ツールを作成しています

ココナラでは

・ミスを減らす管理表

・売上管理ツール

・業務効率化ツール

などをExcelで作成しています。

もし

・Excelのミスが多い

・管理表が使いにくい

・チェック作業を減らしたい

という場合はお気軽にご相談ください。

次回の記事

次回は

「Excelで業務時間を減らすコツ」

について紹介します。

参考URL：https://coconala.com/blogs/566212/727133