Excelで毎月の集計を自動化する方法｜手作業の月次作業をなくすコツ

こんにちは。

Excelを使った業務効率化ツールの作成をしています。

今回は

「Excelで毎月の集計を自動化する方法」

について紹介します。

毎月の集計作業を手作業で行っていると

・時間がかかる

・ミスが起きやすい

といった問題が起きがちです。

ですが、Excelの作り方を少し工夫するだけで

毎月の集計作業をかなり自動化することができます。

毎月の集計でよくある悩み

多くの会社で、毎月こんな作業をしていませんか？

・各担当からデータを集める

・Excelにコピーしてまとめる

・SUM関数で集計

・グラフを作成

この作業は毎月同じことを繰り返すため、どうしても

・作業時間が長い

・ミスが起きやすい

という問題が出てきます。

特に多いのが

・集計範囲のミス

・コピー漏れ

・データの重複

などです。

Excelなら月次集計は自動化できます

Excelでは

データを追加するだけで集計が更新される

仕組みを作ることができます。

例えば

・売上データを追加するだけで月別売上が更新

・商品別売上が自動で集計

・グラフも自動更新

といったことが可能です。

イメージとしては

「入力するだけで完成する集計表」

です。

集計を自動化する3つのポイント

Excelで月次集計を自動化するには次の3つが重要です。

① データ形式を統一する

集計しやすいデータは

1行＝1データ

の形です。

例えば

|日付|商品|数量|売上|

この形にすると

・月別集計

・商品別集計

が簡単にできます。

② Excelテーブルを使う

Excelの便利機能が「テーブル機能」です。

テーブルにすると

・データ追加で自動拡張

・関数も自動コピー

されるため、毎月の更新作業がかなり楽になります。

③ ピボットテーブルで集計する

月次集計には「ピボットテーブル」がとても便利です。

これを使うと

・月別売上

・商品別売上

・担当者別売上

などが簡単に作れます。

しかも、更新ボタンを押すだけで最新データに更新されます。

自動化すると作業時間はどれくらい減る？

実際にご相談いただくケースでは

・毎月3〜4時間かかっていた集計

　↓

・30分程度で終わる

というケースもあります。

Excelは最初の設計がとても重要なので、

作り方次第で作業時間が大きく変わります。

Excelの業務効率化ツールを作成しています

ココナラでは

・売上管理ツール

・集計自動化ツール

・業務効率化ツール

などをExcelで作成しています。

もし

・毎月の集計作業を効率化したい

・今のExcelが使いにくい

・自動化ツールを作りたい

という場合は、お気軽にご相談ください。

次回の記事

次回は

「Excelでミスを減らす管理表の作り方」

について紹介します。

参考URL：https://coconala.com/blogs/566212/719649