今回は♯002で紹介した「身に着けておくと得する(差が付く)スキル」のスライド作成ソフトについて有効性と身につけておいて欲しい操作について簡単に説明させていただきます。
筆者はPowerPointを使っておりましたので、今回はPewerPointについて説明させていただきます。
※MacのKeynoteなど他のスライド作成ソフトもございますが、
今回は「PowerPoint」について記載いたしますのでご勘弁ください。
【有効性】
有効性は主に下記の2つになります。
■時間効率
「ショートカットキー」や「クイックアクセスツールバーの活用」は、スライド作成を効率化する上で非常に有用です。特に、研究室に配属された後は、研究報告、卒業論文発表、修士論文発表、学会発表など、PowerPointを使用する機会が大幅に増加します。そのため、研究室配属前にPowerPointを効率的に操作できるスキルを習得しておくことで、限られた時間を有効活用できるようになります。
具体的には、早く帰宅しながらも成果を出している人をイメージしてみてください。効率的なスキルを身につけることで、プライベートの時間を確保できるだけでなく、研究活動にもより集中できるため、充実した研究室生活を送ることが可能となります。
一方で、PowerPointのスキルが不足している場合、必要なスキルを身につけながら作業を進めることになり、非効率的な状況に陥る可能性があります。
PowerPointのスキルは、成果や時間の使い方に大きな差を生む要因となります。早めに対策を講じ、基礎的な操作を習得しておきましょう。
■プレゼン能力の向上
プレゼンテーションにおいては、発表力も重要ですが、それ以上にスライドを分かりやすく作成するスキルが重要な役割を果たします。このスキルを習得することで、相手に内容がより明確に伝わり、プレゼンテーションの効果を大幅に向上させることができます。
研究室に所属すると、多くのスライドを作成する機会が訪れます。このような環境を活用し、分かりやすいスライドを作成できるスキルを磨くことで、周囲からの評価が高まる場面が増えるでしょう。特に、研究報告、卒業論文発表、修士論文発表、さらには学会発表において、どれほど優れた研究を行っていたとしても、その成果を適切に伝えられなければ十分な評価を得ることは難しいでしょう。
自身の努力と成果を正しく伝えるためにも、最低限のスライド作成スキルは早い段階で習得しておくことが不可欠です。
【身につけて欲しい操作】
今回はスライド作成について時間効率や質を向上させる基本的な操作について紹介します。
■覚えておくと楽になるショートカットキー10選
①Ctrl+S : 文書の保存
②Ctrl+D : コピー＆ペースト(文字でも図形でも使用可能)
③Ctrl+L : 左揃え
④Ctrl+R : 右揃え
⑤Ctrl+E : 中央揃え
⑥Ctrl+G : グループ化
⑦Ctrl+Shift+G : グループ化解除
⑧Shift+ドラッグ＆ドロップ : まっすぐ移動
⑨Shift+ドラッグ(図形) : 図の形を保持したままドラッグ下方向へ拡大・縮小
⑩Ctrl+ドラッグ(図形) : 図の形を保持したまま図の中心から拡大
上記のショートカットキーを活用することで、マウス操作やクリックの手間を大幅に削減でき、作業効率が飛躍的に向上することは間違いありません。
他にも便利なショートカットキーがございますが、まずは上記基本の操作を習得しましょう。
■クイックアクセスツールバーの利用～タブの切替を最低限に～
基本的には、♯004の記事で紹介したクイックアクセスツールバーの利用をご参照ください。
PowerPointでは、図形や写真の挿入、挿入した図形の編集、表の作成、文字の装飾など、スライド作成において多くの機能を活用する必要があります。これらの操作を行う際には、タブを切り替える手間が発生しがちです。
このような作業効率の低下を防ぐため、以下の操作については、クイックアクセスツールバーに追加しておくことを推奨します。
① 図(画像)の挿入
② 図形の挿入
③ 横書きテキストボックスの挿入
④ 表の追加
⑤ 図形の塗りつぶし
⑥ 図形の枠線
⑦ フォントの種類
⑧ フォントの色
⑨ 太字
⑩ 斜体
⑪ 下線
⑫ 文字の影
⑬ 左揃え・中央揃え・右揃え
⑭ オブジェクトの配置
⑮ 最背面へ移動・最前面へ移動
⑯ 上付き文字・下付き文字
他にもさまざまな便利な機能がありますが、一度に多くのことを覚えるのは難しいかもしれません。まずは、上記の機能を習得することをお勧めします。その他の機能については、今後のブログ記事で順次ご紹介する予定です。
すでにPowerPointでスライド作成の経験がある方はお気づきかと思いますが、上記の機能は頻繁に使用されるものばかりです。これらを「クイックアクセスツールバー」にカスタマイズしておくことで、ストレスを軽減し、作業を迅速かつ効率的に進められるようになります。
10分ほどで追加可能ですので将来への投資と思って今すぐカスタマイズしてしまいましょう!
■その他の身につけておきたいスキルについて
その他にも、スライドマスターの活用、スマートアートの利用、図形の編集（結合や頂点の編集など）といった、作業効率を高めつつ質の高いスライドを作成するために習得していただきたいスキルは多数ございます。これらについては、次回以降の応用編として投稿を予定しております。まずは、基本的なスキルの習得に注力していただければ幸いです。
【まとめ】
簡潔ではありますが、上記で紹介した「ショートカットキー」や「クイックアクセスツールバーへの機能追加」を活用することで、スライド作成を効率的に行うことが可能になります。これらは基本的なスキルではありますが、将来的にスライド作成の大きな助けとなるでしょう。研究室配属後、周囲と差をつけるため、また自身の時間を確保するためにも、今の自分への自己投資としてぜひ習得をお勧めします。
私自身の学生時代を振り返ると、担当教員が作成したスライドを模倣することで、スライド作成に慣れると同時に、分かりやすいスライドの作り方を効率よく学ぶことができました。この方法は、最も理解しやすく、ゲーム感覚で楽しく学べる手段であったと感じています。そのため、筆者も近々、練習問題のような形でスライド作成に役立つ教材を作成しようと考えています。特に理系の皆様が興味を持てる内容を検討しております。
作成してほしい内容やリクエストがございましたら、ぜひご相談ください。お力になれることを楽しみにしております。
小さな積み重ねが未来の自分にとって最大の財産になります。
「できる人」への第一歩として、今すぐ行動を始めてみましょう！
