月初になると、前月のExcelファイルをコピーする。
ファイル名を今月に変える。シート名を変える。日付を直す。タイトルを直す。前月の数字を消す。
見た目は先月とほとんど同じ。
でも、今月用にするために、いくつもの場所を手で書き換えている。
毎月のことなので、作業としては慣れているかもしれません。
ただ、その慣れた作業に時間を取られていることがあります。
月初にこの作業が発生する理由は、いくつかあります。
たとえば、ファイルが月ごとに分かれていることがあります。
1月分。2月分。3月分。
月が変わるたびに、新しいファイルやシートを用意し直す運用が「普通」になっている場合があります。
また、決まったテンプレートがないこともあります。
前月ファイルをコピーするしかない。どこを消して、どこを残すのかが人によって違う。
そうなると、担当者ごとに書き換え方が変わることがあります。
前月の数字が残っていた。タイトルだけ古いままだった。集計範囲が先月のままだった。
小さな修正漏れでも、あとから確認が必要になる場合があります。
この作業は、「前の人がそうしていたから」で続いていることもあります。
前月のデータを同じファイルで管理したほうが効率がよさそうに見えても、誰も変えない。
担当者が変わるたびに、同じやり方が引き継がれていく。
引き継ぎのときに、「なぜこの形なのか」を説明できないこともあります。
それでも、毎月そうしているから続いている。
こうした作業は、現場では珍しくありません。
もし月初に同じ場所を書き換えているなら、その作業は仕組みにできる部分があるかもしれません。
たとえば、月を選ぶだけで日付やタイトルが自動で切り替わる形にする。
前月データを残したまま、今月分だけを表示する形にする。
必要な集計表や一覧を、ボタンひとつで更新する形にできる場合があります。
月ごとにファイルを増やさなくても、同じExcelの中で管理しやすくなることがあります。
もちろん、すべてのExcelをひとつにまとめればよいとは限りません。
業務の流れや、保存ルールによって向き不向きがあります。
それでも、「毎月コピーして書き換える」が当たり前になっているなら、見直せる余地があります。
日付の修正漏れが減ることがあります。前月の数字を消し忘れにくくなる場合もあります。担当者が変わっても、同じ手順で月初更新できる仕組みにしやすくなります。
月初は、ただでさえ確認や締め作業が重なりやすい時期です。
その中で、前月ファイルの書き換えに時間を使っているなら、少しもったいない状態かもしれません。
月初のExcel作業でお悩みの方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを効率化できるか一緒に確認します。
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