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経理、労務、採用、申請業務、営業事務。会社には、それぞれの仕事に詳しい人がいます。経験があるから判断できる。ミスに気づける。例外にも対応できる。だから、その人に仕事を任せる。これはとても自然なことです。でも最近、いろいろな業務を見ながら、少し気になることがあります。その人がやっている仕事の「全部」が、本当にその人でなければできない仕事なのでしょうか。専門家にしかできない判断と、誰かがやらなければならないから、その人がやっている作業。この2つが、ひとまとまりになっていないでしょうか。例えば、給与計算を考えてみる給与計算には当然、知識や経験が必要です。勤怠の扱い、残業、手当、控除。簡単に機械へ任せて終わり、という仕事ではありません。でも給与計算担当者の仕事を朝から見てみると、実際には「給与を計算する」以外の作業もかなりあります。各拠点から勤怠データを集める。紙のタイムカードを確認する。Excelの形式を整える。入力漏れを探す。数字がおかしければ担当者へ連絡する。返事を待つ。修正されたデータをもう一度確認する。給与ソフトへ入力する。結果を別の管理表へ転記する。ここで、一度分けて考えてみます。給与について判断する仕事。そして、給与について判断できる状態まで情報を整える仕事。これは、本当に同じでしょうか。助成金や申請業務でも同じことが起きる現在、私は社会保険労務士の方と、助成金申請業務を効率化する仕組みを考えています。そこで改めて感じたのも、同じことでした。助成金を扱うには専門知識が必要です。制度の要件を確認し、企業の状況を見て、対象になる可能性を判断する。ここは専門家の仕事です。でも、

月初になると、前月のExcelファイルをコピーする。ファイル名を今月に変える。シート名を変える。日付を直す。タイトルを直す。前月の数字を消す。見た目は先月とほとんど同じ。でも、今月用にするために、いくつもの場所を手で書き換えている。毎月のことなので、作業としては慣れているかもしれません。ただ、その慣れた作業に時間を取られていることがあります。 月初にこの作業が発生する理由は、いくつかあります。 たとえば、ファイルが月ごとに分かれていることがあります。 1月分。2月分。3月分。 月が変わるたびに、新しいファイルやシートを用意し直す運用が「普通」になっている場合があります。 また、決まったテンプレートがないこともあります。 前月ファイルをコピーするしかない。どこを消して、どこを残すのかが人によって違う。 そうなると、担当者ごとに書き換え方が変わることがあります。 前月の数字が残っていた。タイトルだけ古いままだった。集計範囲が先月のままだった。 小さな修正漏れでも、あとから確認が必要になる場合があります。 この作業は、「前の人がそうしていたから」で続いていることもあります。 前月のデータを同じファイルで管理したほうが効率がよさそうに見えても、誰も変えない。担当者が変わるたびに、同じやり方が引き継がれていく。 引き継ぎのときに、「なぜこの形なのか」を説明できないこともあります。 それでも、毎月そうしているから続いている。 こうした作業は、現場では珍しくありません。 もし月初に同じ場所を書き換えているなら、その作業は仕組みにできる部分があるかもしれません。 たとえば、月を選ぶだけで日付や