現場スタッフが、毎日の作業が終わったあとにExcelへ日報を入力する。
作業時間。件数。不良数。来客数。売上。対応内容。
その日ごとの記録としては、きちんと残っている。
でも月末になると、担当者がその日報を集めて、別の集計表にまとめている。
ファイルを開く。日付を確認する。必要な数字を拾う。担当者別や店舗別に合計する。
毎日入力しているはずなのに、月末にもう一度手を動かしている。
こうした作業は、現場ではよくあります。
日報の集計が大変になる理由は、いくつかあります。
まず、入力ミスが起きることがあります。
数字の桁が違う。日付が抜けている。入力する場所がずれている。
毎日のことなので、忙しい日ほど小さなミスが混ざる場合があります。
次に、書き方にバラつきが出ることがあります。
同じ内容でも、人によって表記が違う。備考欄の書き方が自由になっている。選ぶ項目がそろっていない。
読むだけなら困らない内容でも、集計するときには手直しが必要になることがあります。
さらに、月末に作業が集中しやすいこともあります。
1日分なら短い確認で済むかもしれません。
でも、1か月分になると件数が増えます。複数の現場や店舗があると、さらに時間がかかることがあります。
この作業で気づきたいのは、「毎日入力しているのに、月末にまた集計している」という点です。
日報はすでにExcelに入っている。
それなのに、集計用の表へ手で転記している。
この流れには、仕組みにできる部分があるかもしれません。
たとえば、日報の入力場所をそろえる。必要な項目を決める。月末にボタンひとつで集計表へまとめる。
現場別。担当者別。日付別。商品別。
使いたい見方に合わせて、自動で集まる形にできる場合があります。
もちろん、今のExcelをすべて作り直す必要があるとは限りません。
今使っている日報の形をもとにして、集計しやすい形へ整えられることがあります。
入力する人にとっては、できるだけ今まで通り。
集計する人にとっては、確認する場所を減らす。
そういう形にできる場合があります。
すべての手間をなくせるとは限りません。
日報の書き方や、現場ごとの運用によって向き不向きがあります。
それでも、毎月同じように集計しているなら、見直せる余地があります。
月末の集計時間が短くなることがあります。転記ミスが起きにくくなる場合もあります。担当者が変わっても、同じ手順で集計できる仕組みにしやすくなります。
毎日きちんと入力している日報は、本来は集計にも使いやすいデータです。
そのデータを、月末にもう一度手でまとめているなら、少しもったいない状態かもしれません。
日報の集計作業でお悩みの方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを効率化できるか一緒に確認します。
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