販売管理や在庫管理のシステムから、CSVをダウンロードする。
そのまま使えればよいのですが、実際には一度Excelで開くことがあります
不要な列を消す。
列の順番を入れ替える。
見出しを直す。
日付の表示をそろえる。
集計用の表に貼り付ける。
毎回同じような作業なのに、なぜか手を動かす時間が残っている。
そんな状況は、現場ではよくあります。
システムを入れているのに、Excelでの手加工がなくならない理由はいくつかあります。
たとえば、CSVの列の並びが使いたい形と違うことがあります。
システムから出したCSVには、今の業務では使わない列が入っている場合もあります。
逆に、必要な項目名が社内の表と少し違うこともあります。
1行目に説明行が入っている。空白行が混ざっている。コードや商品名の表記がそろっていない。
こうした小さな違いがあると、そのまま集計に使いにくくなることがあります。
また、CSVをExcelで開いたときに、表示が変わることもあります。
先頭のゼロが消える。
日付の形が変わる。
文字がうまく表示されない。
毎回直していると、慣れていても確認に時間がかかります。
「システムを使っているのに、結局Excelで整えている」
そう感じたことがあるなら、その作業には見直せる余地があるかもしれません。
システム自体を変えるのは、簡単ではないことがあります。
費用がかかる。社内の使い方を変える必要がある。取引先や本部の都合で、出力形式を変えられない。
だからこそ、CSVをダウンロードしたあとの作業を仕組みにする方法があります。
たとえば、
決まったCSVを読み込む。
不要な列を外す。
列の順番をそろえる。
日付やコードの形を整える。
そのあと、集計用のExcelに自動で整える形にできる場合があります。
ボタンひとつで処理する形にできれば、毎回の手作業を減らせることがあります。
もちろん、すべてのCSVが同じように処理できるとは限りません。
元のシステムの出力内容や、毎月のデータの変わり方によって向き不向きがあります。
それでも、毎回同じ手順で加工しているなら、その流れは仕組みにしやすい場合があります。
担当者が変わっても、同じ処理をしやすくなることがあります。確認する場所が減り、ミスが起きにくくなる場合もあります。
大切なのは、システムを使いこなせていないと考えることではありません。
現場に合う形に、最後のひと手間を整えることです。
毎回CSVを落として、同じ加工をしている。
その作業は、Excelの中で省ける部分があるかもしれません。
CSVの加工作業でお悩みの方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを効率化できるか一緒に確認します。
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