販売管理や在庫管理のシステムから、CSVをダウンロードする。
そのまま使えればよいのですが、実際には一度Excelで開くことがあります。
不要な列を消す。列の順番を入れ替える。見出しを直す。日付の表示をそろえる。集計用の表に貼り付ける。
毎回同じような作業なのに、なぜか手を動かす時間が残っている。
そんな状況は、現場ではよくあります。
システムを入れているのに、Excelでの手加工がなくならない理由はいくつかあります。
たとえば、CSVの列の並びが使いたい形と違うことがあります。
システムから出したCSVには、今の業務では使わない列が入っている場合もあります。
逆に、必要な項目名が社内の表と少し違うこともあります。
1行目に説明行が入っている。空白行が混ざっている。コードや商品名の表記がそろっていない。
こうした小さな違いがあると、そのまま集計に使いにくくなることがあります。
また、CSVをExcelで開いたときに、表示が変わることもあります。
先頭のゼロが消える。日付の形が変わる。文字がうまく表示されない。
毎回直していると、慣れていても確認に時間がかかります。
「システムを使っているのに、結局Excelで整えている」
そう感じたことがあるなら、その作業には見直せる余地があるかもしれません。
システム自体を変えるのは、簡単ではないことがあります。
費用がかかる。社内の使い方を変える必要がある。取引先や本部の都合で、出力形式を変えられない。
だからこそ、CSVをダウンロードしたあとの作業を仕組みにする方法があります。
たとえば、決まったCSVを読み込む。不要な列を外す。列の順番をそろえる。日付やコードの形を整える。
そのあと、集計用のExcelに自動で整える形にできる場合があります。
ボタンひとつで処理する形にできれば、毎回の手作業を減らせることがあります。
もちろん、すべてのCSVが同じように処理できるとは限りません。
元のシステムの出力内容や、毎月のデータの変わり方によって向き不向きがあります。
それでも、毎回同じ手順で加工しているなら、その流れは仕組みにしやすい場合があります。
担当者が変わっても、同じ処理をしやすくなることがあります。確認する場所が減り、ミスが起きにくくなる場合もあります。
大切なのは、システムを使いこなせていないと考えることではありません。
現場に合う形に、最後のひと手間を整えることです。
毎回CSVを落として、同じ加工をしている。
その作業は、Excelの中で省ける部分があるかもしれません。
CSVの加工作業でお悩みの方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを効率化できるか一緒に確認します。
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