月末や月初になると、各部門や店舗からExcelファイルが集まってくる。
売上表。勤怠表。注文一覧。在庫表。報告書。
それをひとつずつ開く。必要な列を探す。コピーする。集計用のExcelに貼り付ける。行数を確認する。合計が合っているか見る。
毎月のことなので、作業自体には慣れているかもしれません。
ただ、慣れているからこそ「時間がかかるのは仕方ない」と感じている場合があります。
複数のExcelファイルをまとめる作業が大変になる理由は、いくつかあります。
まず、ファイルの数が多いことです。
5店舗なら5ファイル。10人の担当者なら10ファイル。月によっては、差し替え版が届くこともあります。
次に、形式が少しずつ違うことです。
同じ売上表のはずなのに、列の順番が違う。見出しの名前が違う。空白行が入っている。備考欄に自由な書き方がされている。
こうなると、単純にコピーして貼り付けるだけでは済まないことがあります。
さらに、人によって入力のクセもあります。
日付の書き方が違う。商品名の表記が少し違う。数字の前後にスペースが入っている。
小さな違いでも、集計するときには手直しが必要になる場合があります。
この作業で一番こわいのは、ミスに気づきにくいことです。
1行ずれていた。古いファイルを見ていた。合計範囲に入っていなかった。
こうしたことは、忙しい時期ほど起きることがあります。
もし毎月同じような流れでファイルを集めているなら、その作業は仕組みにできる場合があります。
たとえば、決まったフォルダにExcelファイルを入れる。ボタンひとつで必要なデータだけを取り出す。ひとつの表に自動でまとめる。
そのあと、店舗別や担当者別に集計する形にできる場合もあります。
もちろん、すべての作業を完全に自動にできるとは限りません。
元のExcelファイルの作り方や、入力ルールによって向き不向きがあります。
それでも、毎月30分かかっている作業が短くなることがあります。確認する場所が減り、ミスが起きにくくなる場合もあります。担当者が変わっ
ても、同じ手順で処理できる仕組みにしやすくなります。
大切なのは、今のExcelを無理に作り直すことではありません。
まずは、今どんなファイルが集まっているのか。どこで手作業が発生しているのか。どこでミスが起きやすいのか。
そこを見ていくと、効率化できる部分が見えてくる場合があります。
毎月のコピペ作業は、少しずつ時間を取っていきます。
「いつもの作業だから」と流している部分に、見直せる余地があるかもしれません。
複数ファイルをまとめる作業でお悩みの方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを効率化できるか一緒に確認します。
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