1. シフト作成は、毎月必ずやらなければいけない割に、報われにくい作業
毎月のシフト作成に、1時間以上かかっていませんか？
希望休を確認する。
必要人数を考える。
勤務できる日を見比べる。
スキルのある人をどこに入れるか考える。
連勤が偏らないように調整する。
クリニック、倉庫、店舗、介護施設などでは、こうした作業が毎月必ず発生します。
しかも、時間をかけて作っても、完成して当たり前と思われやすい仕事です。
担当者の負担が見えにくい作業でもあります。
2. 手作業で作ると何が起きるか
手作業でシフト表を作ると、どうしても確認することが増えます。
希望休を見落としていないか。
必要人数は足りているか。
同じ人に負担が寄っていないか。
特定の作業ができる人を入れ忘れていないか。
一つ直すと、別の場所も直す必要が出ることもあります。
その結果、作り直しに時間がかかります。
確認にも時間がかかります。
そして、ミスがあるとスタッフから不満が出ることもあります。
シフト作成は、単なる表作りではありません。
現場の条件を整理しながら作る、かなり神経を使う作業です。
3. Excelで仕組みにすると何が変わるか
高額なシフト管理システムを入れなくても、今あるExcelを活かして改善できる場合があります。
たとえば、希望休や勤務可能日を入力しておく。
必要人数や作業スキルの条件を整理しておく。
ボタン化して、シフト案を作れるようにする。
このように仕組みにすると、毎回ゼロから考える部分を減らせます。
もちろん、最後の確認や調整は人の目が必要です。
ただ、たたき台を作る時間が短くなるだけでも、毎月のシフト作成を楽にします。
4. 現場で使えることが一番大切
シフト表の改善で大切なのは、便利そうに見えることではなく、現場で使える形にすることです。
ツールを作る側から見ると、簡単に見える操作でも、実際に使う人には分かりにくいことがあります。
だから私は、作るときに「本当に現場で使ってもらえるか」を大切にしています。
ボタンの位置。
入力する項目の数。
確認しやすい表示。
修正しやすい形。
こうした部分が合っていないと、せっかく作っても使われなくなります。
5. 実際の改善例
実際に私が担当した職場では、毎月40分以上かかっていたシフト作成が、確認込みで約5分になりました。
考慮していた条件は、希望休、勤務可能日、必要人数、作業スキル、連勤の偏りです。
すべてを完全に自動で決めるというより、条件をもとにシフト案を作り、最後に人が確認する形です。
この形にすることで、毎月の作業時間を減らしながら、確認もしやすくなりました。
6. 小さな相談から始められます
最初から大きな仕組みにする必要はありません。
「希望休の確認だけ楽にしたい」
「シフト案のたたき台だけ作りたい」
「今のExcelを少し使いやすくしたい」
このような小さな相談から始められます。
今使っているシフト表や、毎月の作り方を見ながら、どこを仕組みにできるか整理できます。
内容に近いものがあれば、下記から確認できます。
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