AIを使って業務効率化－シフト作成

こんにちは。呼吸をするようにAIを使ってるTOMMYです。

今回、私がAIを使った事例をご紹介致します。もし、何か掴めるものがございましたら幸いです。

では、レリゴ！

AIを使って業務効率化！シフト作成の際に使ってみたよ

事務仕事で業種関係なく、行われている共通の仕事がありますよね。そうです。シフト作成です。

私がこれまで行っていたシフト作成はこれです。

１．LINEで来月の希望を聞く

２．エクセルに手打ちで落としこむ

３．1日ずつ出勤数を数えながら、人数調整を行う

たったこれくらいの作業なら、大した工数じゃないんだから効率化する必要はないんじゃない？と思う方も居ると思います。

少数のシフト編成なら大した差は生まれないのですが、１日の稼働メンバー１０名を超えるような環境であれば、３０分は空き時間を作れるようになるかと思います。

行動を言語化してみた

１．LINEを確認する

２．確認した情報をエクセルに打ち込む

３．エクセルにまとめた情報を計算する

４．その日の必要人数とまとめた情報を見比べる

５．個々に聞き取りをして、削除・追加を行う

シフトを作成する中で、こういった行動を行っていて、それぞれが結構時間を食ってしまう作業なんですよね。

この動作を少しでも削る事が出来たら、楽になるし、効率を上げていけるだろうなぁと思っていました。

本当であれば、それぞれの行動にどれくらい時間がかかっているのか測ってみて、どれくらい時間を短縮するかの目標を設定したりと細かい計画を立ててから改善に取り組むべきなのでしょうが、早く終わらせたかったので即行動・即実装で行いました。

AIは関数式を調べることに使った

イメージしてたのは、AIに皆の希望日程を与えて、勝手にシフトを組んでもらうような形を考えていました。

今のところ、フォーマットを自分の思うように抽出出来なかったので、関数式で、ある程度自動化をする方向に路線変更しました。

関数式について、Googleで検索して適切な関数式を考えるより、AIに関数式を作成してもらう方が圧倒的に早く作る事が出来ます。

そういった調べものに関しては、AIが便利ですね。

ちなみにプロンプトの構成次第では、フォーマットの形も理想に近づけることは可能だろうなと思うので、研究中です。

希望予定の提出をLINE→Googleフォームによる提出方法に変更

Googleのアンケート調査機能が無料で使えるのですが、これを活用する事で、自動的にスプレッドシートに情報をまとめる事が可能になります。

こうしたアンケートフォームを作成し、メンバーに希望日を提出してもらいます。

提出してもらった希望日は画像のような形式で、スプレッドシートに自動的にまとめられていきます。

この、まとめられた情報を基にシフト表に自動的に反映されるように関数式を追加のシートに書きまとめておくと自動的にシフト表が完成する仕組みになっています。

完成したシフト表がこちらです。

内容としては

アンケートフォームで抽出した希望日に”１日”という記載があれば、１日の日に”休み”と表示する

といった内容で、作られています。使用した関数式はこちら

=IF(SUM(IFERROR(SEARCH(TEXT(C$3, "0") , FILTER('回答'!$C:$C, '回答'!$B:$B=$B4)), 0)) > 0, "休み", "1")

関数式を知らない自分が、こんな複雑な関数式をGoogleで調べて作っていたら”半日”は使います。

AIを使うと１０分で、この作業が終わってしまいます。

AIを使いこなすと、そうした組織構造や管理構造をスピーディーに作り変えたい時に非常に便利です。

これが、AIの力なんですね。

”関数式の知識を持った人間を雇えば、同様のスピードで構造改革出来るじゃないか”

だったり、”その時になって関数式について学ばせてあげれば良いじゃないか”

という意見もあるかもしれないですが、あくまでも関数式は一例です。

他の分野においても力を発揮しますし、何より、この目標達成に辿りつくまでの時間コスト・資金コストが削減されています。

という事で、AIを活用した効率化の実例でした。

ほなね。