内容証明郵便は、いつ、誰から誰宛に、どのような文書が差し出されたかを、手許に送達される謄本(相手に送付された内容証明郵便と同文)及び配達証明ハガキによって証拠として残すことができます。
以下は宗教退会の例ですが、口頭での退会意思を放置されたり、不当な扱いなどを被る前に適切な文書を作成して内容証明郵便として発送することをおすすめします。
通知書(例文)
私は今般、私事都合により貴会を退会することにいたしましたので、本書面をもって、その旨、通知いたします。
貴会におかれましては、今後、貴会の会員が、私に対して、声掛け、架電、郵送、自宅訪問などの手段により、退会の引き止め行為や再入会の勧誘などの行為をしないように指導をしてください。
また、貴会が私の会員個人情報を保持されているのであれば、速やかに削除してください。
なお、私の退会に関しては、現行憲法のもと、何ら貴会の承認を得る必要がないことにご留意ください。
おって、本書面到達後、貴会及び貴会の会員によって、上記申入れに反する行為などがあった場合には、相応のしかるべき対応をいたしますので、その旨、申し添えます。
(以下、略)
<内容証明郵便作成・発送の流れ>
①事案把握
サービスの購入後、行政書士がトークルームにて、事案を把握させていただきます。事実書面等を確認させていただくこともありますので、よろしくお願い申し上げます。
②内容証明文面の確認
文案を作成しますので、その個々の記述について、ご依頼者さまの意向にそうものであることを確認していきます。確認を終えましたら当方にて郵送手続きをします。
③内容証明郵便の送達
確認を終えた文書は相手先に配達証明付きで書留にて郵送され、ご依頼者さまにも謄本が書留にて郵送されます。
なお、内容証明文には、作成代理人として行政書士名が記載されます。差出人はご依頼者さまであり、受取人は相手先です。郵便局員が書留郵便物として配達をします。
<電子内容証明郵便料金>
文書は1枚に収まるように作成します。郵送料金1,645円(配達証明付き)は、報酬に含まれていません。
1 ご依頼者さまの代理人として、内容証明郵便の差出人となることはできません。
2 内容証明郵便は、受取拒否や相手先住所不明で、差出人宛に戻ってくるケースがあります が、以後の対応は、本件サービス外です。
3 本人確認資料の提示をお願いします。トークルームにてご提示ください