レシート・領収書の便利な保管方法とは?|効率的な管理テクや保管期間を解説!

レシートや領収書の保管・管理が面倒だけど、どうすれば……

家計管理には欠かせないレシートや領収書の保管。レシートや領収書は、「売買を行った証明書」ですから、保管しておくといざというときに役立ちます。ちなみに、法人や個人事業主が売買をしたときのレシートは「保管期間」まで定められているため、レシート管理は重要な作業になります。こちらでは、便利な保管テクニックをご紹介します。

なぜレシート・領収書を保管する?【管理するメリット・保管期間】

買い物でもらうレシート、公共料金の支払いなどでもらう領収書。
これらはそもそも、なぜ保存する必要があるのでしょう。
こちらでは3つのポイントに絞ってご紹介します。

【理由1】法人または個人事業主の「レシート・領収書の保管義務」

そもそも、法人あるいは個人事業主の方は、レシートや領収書を一定期間保管しておく義務があります。
経費の計算から確定申告まで、レシートや領収書が必要になる場面が多く想定されるからです。

確定申告 書き方 アイキャッチ

要チェック!領収書・レシートの保管期間

・法人
原則として7年間の保存が必要

・個人事業主
青色申告の場合:7年間の保存が必要
白色申告の場合:5年間の保存が必要

経費とは

経費とは、事業を行うためにかかった費用のこと。
「税金の額=(売上-経費)×税率」であるため、経費として計上するものが多いほど、税額を抑えることができます。
経費になるかならないかの判断基準は、売り上げに繋がるかどうかです

個人 事業主 経費 どこまで 落とせる ポイント 要点 まとめ アイキャッチ

【理由2】いざというときに役に立つ

レシートは、購入したサービスに対して、「売買が行われたことを示す証明書」です。

よく、コンビニやスーパーで、レシートを受け取らずにその場で捨てる方もいらっしゃいます。
しかし、以下の様なリスクも容易に考えられます。

  • もし商品に不備があったら?
  • もし店員さんが袋に商品を詰め忘れていたら?

こんなとき、レシートがあれば「いつ何を買ったか」が明確に示されていますから、お店や店員さんに掛け合うなどの対応をスムーズに行えるでしょう。

【理由3】家計管理を通して節約のきっかけに

レシートや領収書は家計管理にも役立ちます。

今では、主婦の方もパートやお仕事をされていて忙しいこともあるでしょう。
ですから、毎日同じ時間を確保して家計簿をつけることもなかなか難しいかもしれません。

その点、「レシートを必ず受け取る」ようにしておけば非常に楽。
時間が空いた休日にでも家計簿をつけてもいいですし、写真に撮っておけば、かさばることもありません

また、今ではエクセルやアプリなど、色んな管理方法があります。
どの管理方法を利用するにせよ、元の購入履歴であるレシートさえ保管しておけば、すぐに別のやり方を利用する事もできますよね。

エクセル家計簿の作り方【テンプレートあり】自作に必要な基礎知識

レシート・領収書の保管テクまとめ!便利かつ簡単に管理できる方法

レシートを溜め続けてあとで大変なことにならないためには、日頃からの整理が肝心です。
とはいっても、細かくやりぎると挫折してしまうことも。

日付順に綺麗にノートに貼り付けているという方も少なくないでしょうが、そこまでする必要はありません。
細かな管理は億劫になってしまうだけ。

こちらでは、いくつかのアイデアをご紹介します。

【保管テク①】ファイルや封筒に分けてまとめる

最近は、レシートや領収書の保管に特化したファイルもたくさん。
ファイルに月や取引先の項目で分類しておくと、よりわかりやすく確認できそうです。

▼おすすめの項目分け

  • 月別
  • 費用項目別
  • 取引先別  など
編集部
さらに、入力ミスや重複入力を防ぐために、「現金払い」「クレジットカード払い」「引き落とし」など、支払い方法別に、より細かく分けるのもオススメです◎

また、ファイルの選定・購入が面倒臭いという方は、実は「封筒」もおすすめ。
封筒に宛名を書くように、項目の名前を書いておいて、レシートを放り込んでいくだけ。
サイズはA4がオススメです◎

必要に応じて、ホッチキスでまとめたりすると更に簡単ですよね。

ここで注意しておきたいのが、レシートや領収書が感熱紙どうかを確認すること。
感熱紙とは、熱を感知することで色が変わるように加工された紙を言います。
そのため、湿気や脂分、日光に弱く、変色してしまったり字が消えてしまう可能性があります。
レシートや領収書が感熱紙かどうかを予め確認し、湿度が低く、日光が当たらない場所に保管するようにしましょう。

【保管テク②】写真に撮って管理しておく

レシートや領収書を写真に撮って管理しておくのも手。
保存期間中に紛失したり、字がかすれて見えなくなるのを防ぐことができます◎

お手持ちのスマートフォンで写真を撮り、作ったアルバムにどんどん放り込んでいきましょう。
写真が溜まって、データ容量を圧迫するようなことがあれば、パソコンにデータ移行するのもいいですし、最初から「Google Photo」の様な、オンラインストレージを利用するものありです。

また、「家族全員分のレシートを管理したい」という方もいらっしゃるかも知れません。
そんなときは、LINEやSlackなどのチャットツールを利用するテクニックもあります。

レシートだけを共有するグループを作成することで、誰もが簡単に写真を撮ってアップすることができるということですね。

【保管テク③】レシート管理アプリを利用する

こちらは法人あるいは個人事業主の方向けの便利な管理方法になります。

実は2016年の税法改正により、領収書は電子データ(スキャンデータ及び写真など)での保存もできるようになりました。法人の場合でも改正前の条件がなくなり、データで保存する方が増えています。

ただし電子データで保存する場合は、税務署への申請と承認が必要!

申請は導入する3ヶ月前から行わなければならないため、それ以前の領収書は、紙でも保存しておく必要があります。

レシート管理アプリ

最近では、レシートをスマホで撮影するだけで、レシートに書かれている内容を取引記録として記録できるアプリもあります。
補正しながら領収書の画面を撮影でき、スマホ一つで仕訳まで完了できます。

クラウド会計ソフトfreee

レシートや領収書管理は「代行サービス」を利用するのもあり!

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「自営業でやる事が多くて、時間がない……。」
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そんな時は、ココナラを利用して楽にデータ化するのがおすすめです!
レシートの写真を送るだけで、すぐにデータ化してくれるサービスがたくさん揃っています。

こちらでは、4名の出品者の方をご紹介します。
気になる方はぜひチェックしてみてはいかがでしょうか。

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本当に感謝しております。ありがとうございました。
提案していただいたMFクラウドもとても良かったです。
次回も何かあればお願いしようと思います。

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レシートや領収書の保存方法についてご説明してきましたが、いかがですか。
大まかな分類でも良いので、日頃から溜めずに保存していけば、会計周りの雑務はグッと楽になりますよ。
雑務が多くて手が回らない……。
という方は、ぜひココナラを活用してみてくださいね。

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