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内定を出したのに、辞退された。採用を兼務している方なら、一度は経験があると思います。時間をかけて選考して、社内の合意も取って、ようやく「この人だ」と決めた。それなのに、返ってきたのは辞退の連絡だった。理由はいろいろありますが、実は書面と連絡の出し方で防げるものもあります。スタートアップ・中小企業4社で人事を21年担当し、内定通知を出すのは私の仕事でした。この記事では、実際に出していた立場から、内定通知書に何を書くかと、出すときに気をつけていたことをお伝えします。例文は5パターン、そのままお使いいただける形で載せています。内定通知書と採用通知書の違いまず、名前の話から整理させてください。ここが混乱の元になっているからです。内定通知書と採用通知書は、法律で様式が定められているものではありません。どちらを使わなければいけない、という決まりもありません。実務では、次のように使い分けられていることが多いです。・内定通知書： 正社員・新卒など、通知から入社日まで期間があるとき・採用通知書： アルバイト・パート・契約社員など、すぐに働き始めるケース厳密な区別ではありません。会社によっては全部「採用通知書」で統一しているところもあります。どちらでも問題はありませんが、社内で呼び方が混ざっていると、あとで話が食い違います。決めておくと楽です。そしてもうひとつ、混同されやすい書類が2つあります。・労働条件通知書： 労働条件を明示するための書類。内定通知書とは別物です・内定承諾書： 内定を受ける意思を、本人から返してもらう書類つまり、内定の場面では最大4つの書類が動きます。内定通知書で「採用します」