すべてのブログから「#共有フォルダ」タグの検索結果

「このフォルダ、誰まで見られるんだろう？」社内でファイルを共有するとき、共有フォルダはとても便利です。見積書。契約書。会議資料。顧客資料。社内マニュアル。部署内で使うExcel。必要な人が同じファイルを見られるので、メールで何度も送り合う必要もありません。一方で、長く使っている共有フォルダほど、「今、誰が見られる状態なのか分からない」ということが起こりやすくなります。作った当時は3人だけだった。その後、担当者が増えた。別部署にも共有した。外部業者にも一時的に見せた。退職・異動した人もいる。こうした変更が積み重なると、いつの間にか当初より広い範囲からアクセスできる状態になることがあります。今回は、専任IT担当者がいない職場でも確認しやすいように、共有フォルダについて総務・経理がまず確認したい5つのことを整理します。 1．今、誰が見られる状態なのか最初に確認したいのは、「このフォルダを誰が見られるのか」です。たとえば、・全社員・特定部署・特定の担当者・管理職だけ・外部の取引先・退職した人のアカウントなどです。共有フォルダは、最初に設定したあと、そのまま何年も使われることがあります。その間に、人が増える。部署が変わる。担当業務が変わる。ということがあります。そのため、「設定したとき正しかった」ことと、「今も正しい」ことは別と考えた方が分かりやすいです。まずは重要なフォルダを1つ開いて、現在アクセスできる人を確認してみてください。2．「閲覧」と「編集」が必要以上に広くなっていないか共有できるかどうかだけでなく、何ができる権限なのかも確認したいところです。たとえば、・見るだけ・編集できる