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Excelで管理台帳を作ったものの、しばらくすると使われなくなってしまう。入力されない。人によって書き方が違う。集計する人だけが毎回苦労する。似たようなファイルが増えて、どれが最新版なのか分からなくなる。こうした問題は、Excelの機能が足りないから起きているとは限りません。むしろ、機能を追加する前に整理した方がいいことがあります。 最初に確認したい三つのこと管理台帳を整えるとき、私はまず次の三つを確認します。誰が入力するのか一人だけで使う台帳と、複数人が入力する台帳では、必要な作りが違います。Excelに慣れている人だけが使うのか。パソコン操作が苦手な人も入力するのか。毎日使うのか、月に一度だけ使うのか。利用する人が分からないまま作ると、入力項目や操作方法が現場に合わなくなります。 何を確認するための台帳なのか記録を残すこと自体が目的ではありません。最終的に知りたいのは、・件数を把握したい・進捗を確認したい・未対応のものを見つけたい・月ごとの数字を集計したいなど、記録した後に行う判断です。何を判断するための台帳なのかが決まれば、本当に必要な項目も見えてきます。どこまで入力を簡単にできるか入力項目を増やせば、詳しい記録は残せます。しかし、入力する人の負担が増えすぎると、台帳そのものが使われなくなります。自由入力を減らしてドロップダウンにする。同じ内容を何度も入力しなくて済むようにする。最低限の入力だけで必要な集計ができるようにする。高機能な台帳よりも、続けて使える台帳の方が、現場では役に立つことがあります。 今あるExcelを作り直さなくてもいい場合があります現在使っているファ